Erfolgreiche Folgeprozesse nach Mitarbeiterbefragung (1/3): Der Schlüssel zur nachhaltigen Kulturentwicklung

• Das Management muss von Anfang an Präsenz und Engagement zeigen
• Verbindliche Aussagen zur Umsetzung der Ergebnisse treffen und damit die Eckpfeiler setzen
• In Ihrer Vorbildfunktion eine aktive Beteiligung der Führungskräfte vorleben und einfordern
• Notwendige Ressourcen bereitstellen

Die Kommunikation spielt nicht nur zu Beginn einer Befragung eine entscheidende Rolle, auch nach der Befragung und im Folgeprozess bei der Umsetzung von Maßnahmen. Worauf es nach der Befragung ankommt:

• Eine zeitnahe Präsentation der Kernergebnisse (innerhalb von 4-6 Wochen) mit Stärken und wichtigen Hinguckern an denen weitergearbeitet werden soll. Dazu gehört auch ein Ausblick, wie es nun konkret weitergeht.
• Ein regelmäßiges Update zu Meilensteinen und Umsetzungsständen im weiteren Verlauf des Prozesses. Als Format bieten sich unternehmensweiten Formaten und Bereichs-bzw. Teammeetings an.
• Inhaltlich sollte ein offener Dialog über Herausforderungen und auch Erfolge geführt werden, das fördert Vertrauen und ein Gefühl von Wirksamkeit. Gerade das Feiern von wenn auch kleinen Erfolgen wird nach unseren Erfahrungen zu oft übersehen.
• Auf die Frage, wer kommunizieren sollte, empfehlen wir die Einbindung aller Hierarchieebenen in den Kommunikationsprozess.

Wir sehen immer wieder die Art und Weise, ob und wie der Folgeprozess gestaltet wird hat einen wesentlichen Einfluss auf die Kulturentwicklung. Da Kultur jeden im Unternehmen betrifft ist ein partizipativer Folgeprozess der Königsweg auf dem Weg eine attraktive Kultur zu festigen oder zu entwickeln. Daher empfehlen wir bei der Maßnahmenentwicklung in Workshopformate Mitarbeitende und Führungskräfte einzubinden. Das schafft nicht nur die notwendige Alltagsnähe bei der Entwicklung von Maßnahmen, sondern macht „Betroffene auch zu Beteiligten“.

Worauf Sie bei der Ausarbeitung und anschließenden Umsetzung von Maßnahmen achten sollten ist:

• Konkrete, messbare Ziele definieren
• Frühe Erfolgserlebnisse kommunizieren
• Fortschritte durch Zwischenbefragungen validieren
• Positive Veränderungen sichtbar machen

Der Folgeprozess kann auf zwei Ebenen erfolgen. Ausschlaggebend, welche Ebene im Vordergrund steht, sind die Fragen

1. Wie liegen die Ergebnisse vor – gibt es Auswertungen auf Teamebene?
2. Welche Erfahrungen haben wir in vergangenen Folgeprozessen gemacht?
3. Wie viel Ressourcen haben wir um den Folgeprozess umfassend voranzubringen?

Ebene 1: Der teamzentrierte Folgeprozess

Der teamzentrierte Folgeprozess ermöglicht es den Teams, eigenständig mit ihren Ergebnissen zu arbeiten und selbst zu entscheiden, welche Maßnahmen sie ergreifen möchten. Dabei gibt es keine vorgegebenen Themen; die Initiative liegt ganz bei den Mitarbeitenden in den Teams.

Ebene 2: Der themenzentrierte Folgeprozess

Im Gegensatz dazu fokussiert sich der themenzentrierte Folgeprozess auf spezifische übergreifende Verbesserungsthemen, für die neue Lösungen erarbeitet werden. Hierbei übernimmt eine Projektgruppe die Verantwortung für die Bearbeitung des jeweiligen Themas und bringt die Initiative ein.

Der Folgeprozess kann auch auf beiden Ebenen erfolgen, je nach Ergebnislage.

Für viele Unternehmen stellt sich schließlich die Frage nach einer nachhaltigen Umsetzung von Maßnahmen? Wie kann es gelingen nachhaltig Kultur zu verändern.

Hier sehen wir dass erfolgreiche Unternehmen auf diese Aspekte achten:

• Integration in bestehende Management-Systeme
• Regelmäßige Review-Meetings etablieren
• Führungskräfte-Entwicklung als kontinuierlicher Prozess integrieren
• Verknüpfung mit Unternehmenszielen herstellen.

Sehr guten Arbeitgebern geben eine klare Linie in Bezug auf die Zeitplanung und die Priorisierung vor. Ein realistischer Zeitrahmen sind 12-18 Monate für den Gesamtprozess. Nach dieser Zeit ist eine systematische Evaluation der umgesetzten Maßnahmen spätestens angesagt. Und dies sollte auch im Vorhinein so eingeplant werden, denn dies bringt Zug und Verantwortlichkeit in den Prozess.

Mehr als 2-3 zentrale Handlungsfelder pro Organisationseinheit sind erfahrungsgemäß nicht zu bewältigen. Eine sinnvolle Fokussierung verhindert Überforderung und Demotivation. Eine quartalsweise Überprüfung der Fortschritte sollte im Rahmen von Team-, Bereichs- oder Führungstagungen stattfinden, um das Thema auf der Agenda zu halten und die Relevanz sicherzustellen.

Nicht zuletzt wird viel über Quick Wins gesprochen. Die Frage stellt sich, sind diese sinnvoll oder reiner Aktionismus?

Nach unserer Erfahrung können Quick Wins Aufbruchstimmung erzeugen und sind daher wichtig. Quick wins alleine können aber keine Kulturveränderung erzeugen. Vorsicht ist geboten vor oberflächlichen Scheinlösungen, besser ist eine ausgewogene Mischung aus schnellen und tiefergehenden Maßnahmen. Quick Wins müssen in eine Gesamtstrategie aus kurz- mittel- und langfristigen Maßnahmen eingebettet sein.

Zwischenbefragungen sind ein wichtiges Instrument zur Erfolgskontrolle. Wichtig sind hier der Zeitpunkt und die Häufigkeit einer Pulsbefragung. Eine erste ist nach 4-6 Monaten zu empfehlen. Dann ist ein Quartalsrhythmus sinnvoll. Eine Gesamtevaluation ist nach 12-18 Monaten sinnvoll auch um eine (Re)- Zertifizierung zu erreichen.

Eine Zwischenbefragung sollte kurz und fokussiert sein und nicht mehr als 8 Thesen umfassen. Sie sollte sich auf die Qualität des Folgeprozesses und auf die wichtigsten Handlungsfelder und Maßnahmen beziehen.

Wichtig: Die Zwischenbefragungen sollten nicht als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden, sondern die Güte des Folgeprozesses und der umgesetzten Maßnahmen verbessern. So gesehen dient sie dazu gemeinsam im Prozess zu lernen und den Folgeprozess als Feedback-, Lern- und Verbesserungsprozess zu verstehen.

Ein erfolgreicher Follow-up-Prozess braucht Zeit, Ressourcen und echtes Commitment. Quick Wins können motivieren, dürfen aber nicht zum Selbstzweck werden. Entscheidend ist die Balance zwischen schnell sichtbaren Verbesserungen und nachhaltigen Veränderungen. Nur wenn Mitarbeitende spüren, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen werden und zu echten Veränderungen führen, werden sie sich auch bei künftigen Befragungen engagiert einbringen.

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