Erfolgreiche Folgeprozesse nach Mitarbeiterbefragung (2/3): Die (oft zu wenig mitgedachte) Schlüsselrolle der Führungskräfte

Holen Sie ihre Führungskräfte bereits frühzeitig – im besten Fall schon vor der Befragung – mit ins Boot. Klären Sie sie transparent über Ziele und Inhalte der Befragung sowie ihre Rolle und Aufgaben im Prozess auf. Denn: Dass die Ergebnisse kommuniziert werden, dazu gesprochen werden muss und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden, ist nicht von der Ergebnislage abhängig.  Die Prozessschritte und Aufgaben können und sollten bereits frühzeitig mitgedacht werden.

Tipp: Veranstalten Sie im Vorfeld der Befragung eine Kick-Off Veranstaltung für Führungskräfte.

Ein klarer und ausdrücklicher Auftrag für den Folgeprozess ist unerlässlich, um alle Führungskräfte darüber in Kenntnis zu setzen, was von Ihnen erwartet wird. Er gibt die nötige Struktur und Orientierung, um den Prozess effizient und zielgerichtet im eigenen Verantwortungsbereichen zu gestalten. In der Praxis machen wir immer wieder die Erfahrung, dass genau dies nicht passiert – mit der Konsequenz, dass viele Rückfragen (an Personal) gestellt werden und die Arbeit mit den Ergebnissen in der Organisation uneinheitlich und wenig zielgerichtet verläuft. Frustrierend für alle Beteiligten!

Das heißt konkret: Formulieren Sie in klaren Aussagen, welche Aufgaben im Rahmen des Folgeprozesses auf die Führungskräfte zukommen, bis wann welche Arbeitsschritte erledigt sein sollen, und mit welchen Materialien oder Formaten gearbeitet wird.

Tipp: Formulieren Sie den Auftrag für den Folgeprozess schriftlich aus – je konkreter, desto besser!

Bsp. „Kommuniziere bis zum xx.xx.xx die Befragungsergebnisse in deinem Team. Kommt über 2-3 relevante Handlungsfelder ins Gespräch und vertieft, was hinter den Bewertungen steckt.  Leitet 2-3 Maßnahmen ab, die ihr in eurem Einflussbereich zur Verbesserung umsetzen werdet. Trage die abgeleiteten Maßnahmen in diese Liste ein und berichte am xx.xx.xx in unserer Bereichsleitungssitzung über eure Maßnahmen und den Umsetzungsstand.  

Neben einem klaren und orientierungsgebenden Auftrag braucht es auch die Sicherstellung, dass die Führungskräfte über das nötige Handwerkszeug verfügen, um den Folgeprozess in ihren Teams effektiv zu begleiten. „Wie werte ich meinen Ergebnisbericht aus“, „Wie kommuniziere ich die Ergebnisse im Team“, oder „Wie führe ich einen Auswertungsworkshop mit meinen Mitarbeitenden durch“ sind typische Fragen, auf die es Antworten braucht.

Stellen Sie Ihren Führungskräften Unterstützungsmaterialien zur Verfügung:

• Vorlagen, Moderationshilfen oder Checklisten für die Ergebniskommunikation, Workshopdurchführung oder zur Maßnahmensammlung
• Trainings oder Learnlys zur Arbeit mit den Ergebnissen
• Verweis auf interne oder externe Prozessunterstützer*innen, die den Führungskräften bei spezifischen Fragestellungen oder als Moderationsunterstützung zur Seite stehen

Tipp: Stellen Sie Unterstützungsmaterialien für Führungskräfte proaktiv und gesammelt an einem Ort zur Verfügung, z.B. auf einer extra eingerichteten Intranet- Seite zur Befragung, in einem Teams-Kanal oder mithilfe von (digitalen) Infoblättern.

Auch Führungskräfte sind Mitarbeitende! Und auch sie geben in Befragungen ihr Feedback zu Themen, in denen sie Stärken, aber auch Verbesserungsbedarf wahrnehmen.  Vergessen Sie daher nicht, auch Ihren Führungskräften im Rahmen von Dialogformaten den Raum dafür zu geben, über ihre Alltagserfahrungen und Maßnahmenideen zu sprechen. Die Perspektive darf und sollte hier sein: Was brauchen wir als Führungskräfte im Alltag, um den Arbeitsplatz als attraktiv zu erleben? Wo erleben wir selbst Engpässe im Alltag und was brauchen wir?

Die frühzeitige Einbindung von Führungskräften in den Folgeprozess nach Mitarbeiterbefragungen ist entscheidend für den Erfolg. Sie benötigen klare Aufträge sowie Unterstützungsmaterialien und -formate, um gut befähigt in die Arbeit im eigenen Verantwortungsbereich zu starten. Zudem sollte frühzeitig mitgedacht werden, auch Führungskräfte im Verlauf des Folgeprozesses den Raum zu geben, um über eigene Erfahrungen und erlebtes Verbesserungspotenzial ins Gespräch zu kommen.  Eine strukturierte und gut vorbereitete Herangehensweise sorgt dafür, dass die Maßnahmen zielgerichtet und nachhaltig umgesetzt werden können.

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