Erfolgreiche Folgeprozesse nach Mitarbeiterbefragung (3/3): Von den Ergebnissen zu Veränderungen kommen

In der ersten Stufe stellt die verantwortliche Führungskraft (oder eine Prozessunterstützung) die Ergebnisse vor  und schlägt Themen vor, um die man sich aus Ihrer Sicht kümmern sollte. Wichtig ist, dass die Präsentation sachlich und neutral erfolgt und auch die Mitarbeitenden die Chance erhalten, Themen zu ergänzen. Die Führungskraft stimmt anschließend mit dem Team die relevantesten Entwicklungsthemen ab, über die man zusammen ins Gespräch kommt.

Tipp: Stimmen Sie im Team maximal drei relevante Entwicklungsthemen ab, zu denen Sie ins vertiefte Gespräch kommen und Maßnahmen ausarbeiten wollen.

In dieser Stufe geht es darum, die Ergebnisse mit den konkreten Erfahrungen der Mitarbeitenden zu verknüpfen. Die Mitarbeitenden werden gebeten in den festgelegten Hingucker-Themen über ihre Alltagserfahrungen zu berichten, die zu den Ergebnissen geführt haben. Diese Stufe ist besonders wichtig, denn die Erfahrungsberichte lassen die Gründe für die Bewertungen verstehen. Erst auf Grundlage dessen lassen sich im nächsten Schritt Maßnahmen ableiten, die wirklich den erlebten Engpass verbessern können.

Tipp: Die Anwesenheit einer Führungsperson kann in dieser Phase eine ehrliche und konkrete Benennung von Alltagserfahrungen beeinflussen . Daher kann es helfen, als Person mit Führungsrolle aus dem Raum zu gehen und/oder den Part der Alltagserfahrungen durch eine andere Person moderieren zu lassen. Die Alltagserfahrungen werden anschließend in der Anonymität der Gruppe vorgestellt.

Auf Basis der besprochenen Erfahrungen leitet das Team im nächsten Schritt Maßnahmen für Verbesserungen ab. Dabei ist zum einen entscheidend, dass sich Führungskraft und Team auf solche Alltagserfahrungen bzw. Sachverhalte konzentrieren, die als besonders relevant erachtet werden. Des Weiteren sollte der Blick auf solche Sachverhalte gelenkt werden, die im eigenen Einflussbereich liegen. Denn hier hat man die Veränderung selbst in der Hand!

Natürlich sollten auch Rückmeldungen und Maßnahmenwünsche zu bewegenden Themen außerhalb des eigenen Einflussbereichs zur Sprache kommen dürfen. Es empfiehlt sich, diese dann an die Projektleitung oder übergeordnete Führungsebene weiterzugeben.

Tipp: Weniger ist mehr! Arbeiten Sie lieber 3-4 relevante Veränderungsmaßnahmen aus als eine lange Maßnahmenliste, deren Umsetzung im Alltag untergeht.

In der letzten Stufe werden konkrete Verantwortlichkeiten festgelegt und Maßnahmen priorisiert und terminiert. Wer übernimmt welche Aufgabe im Team, bis wann muss sie erledigt sein, und wann wird der Fortschritt überprüft? Hier helfen bekannte Techniken wie SMART-Ziele (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert), um die Maßnahmen klar und nachvollziehbar zu strukturieren.

Sobald der Folgeprozess beginnt, ist es wichtig, die Ergebnisse alltagsnah zu analysieren. Die vier Stufen einer alltagsnahen Auswertung – von der Ergebnispräsentation über die Verknüpfung mit Alltagserfahrungen bis hin zur Definition von Handlungsfeldern und der konkreten Umsetzung – sorgen dafür, dass aus den Ergebnissen konkrete Verbesserungen im Teamalltag werden. Wenn dieser Prozess sorgfältig durchgeführt wird, können Teams Veränderungen nachhaltig gestalten und die Resultate der Befragung in echten Fortschritt umwandeln.