Arbeitswelten flexibel gestalten – Homeoffice und Remotearbeit gekonnt miteinander verknüpfen

Mitarbeitende haben in den letzten Monaten viele positive Erfahrungen mit der Arbeit aus dem Homeoffice gemacht und die Vorzüge kennen und schätzen gelernt. In nahezu allen Unternehmen wird der Wunsch an die Verantwortlichen herangetragen, diese Art des Arbeitens auch in Zukunft zu ermöglichen. Viele Unternehmen sind aufgefordert, die beste Lösung zu entwickeln und umzusetzen. Dabei sollten die neuen Arbeitswelten als ein fortwährender Prozess der Umgestaltung und Reflexion verstanden werden und nicht als ein Zielzustand! Das fand das Fraunhofer Institut bereits 2019 heraus und wir geben ihm uneingeschränkt recht. Wir sind in einer Entwicklung, die durch die Pandemie eine ungeheure Beschleunigung erfahren hat. Die Dynamik der letzten Monate und die Intensität der Debatte sollte nicht darüber hinwegtäuschen, dass es bisher lediglich erste Erfahrungen und belastbare Beobachtungen zur richtigen Kombination aus Homeoffice und Präsenzarbeit gibt. Unternehmen sind nun gefragt, für sich Rückschlüsse aus diesen Erfahrungen zu ziehen und – vor allem – selbst belastbare Erfahrungen zu sammeln. Daraus entwickelt sich in einem gut angelegten Prozess Schritt für Schritt eine passende Lösung der neuen Arbeitswelten.

Die Kooperation der Beratungshäuser Great Place To Work, Insentis und Streit hat sich zum Ziel gesetzt, dem Prozess der Umgestaltung und Reflexion einen Rahmen zu geben und ihn zielgerichtet zu steuern. Hierzu haben wir fünf wichtige Disziplinen miteinander verwoben.

Jedes Unternehmen verfügt über unterschiedliche Ausprägungen in den jeweiligen Disziplinen. Die Weiterentwicklung ist abhängig vom Zusammenspiel und der Interaktion. Dieses Zusammenspiel zeigt sich in vielen alltäglichen Situationen, denen Unternehmen aktuell und in Zukunft ausgesetzt sein werden. Zusammenarbeit und Abstimmungen müssen zwischen Mitarbeitende, die im Büro sind und denen, die unterwegs oder im Homeoffice sind, in allen Dimensionen gestaltet werden.

• Die Unternehmenskultur entwickelt sich immer mehr in Richtung Vertrauenskultur. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit war und ist Schlüsselfaktor um in den neuen Arbeitswelten erfolgreich agieren zu können. Wer seinen Mitarbeitenden vertraut und intrinsisch motiviert durch eine wertschätzende, fördernde und teamorientierte Kultur wird langfristig erfolgreich auch in hybriden Arbeitsmodellen sein.
• Das Management gestaltet die Ausrichtung und Strukturierung der Zusammenarbeit effizient und baut gezielt eine ort- und zeitlose Koordination auf. Dabei wird Führung durch Kontrolle ersetzt durch zielorientierte Führung. Eigenverantwortliches Arbeiten der Mitarbeiter und passende Zusammensetzung der Teams rücken stark in den Fokus.
• Eine moderne IT ermöglicht es, fast überall und jederzeit zu arbeiten. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Kommunikations- und Kollaborationsprozesse unterstützt werden, die in einer klassischen Büroumgebung bisher nicht erforderlich waren. Damit eng verbunden sind Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes, da klassische Mechanismen nicht mehr ausreichend sind. Zudem muss eine umfassende Digitalisierung stattfinden, die nicht nur Aktenberge in Daten umwandelt, sondern auch alle Prozesse des Unternehmens umfasst.
• Die Flexibilisierung von Arbeitsplätzen, Arbeitszeiten und Zusammenarbeitsmodellen führt zwangsläufig auch zu einer wachsenden Komplexität bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, Verordnungen, Richtlinien oder Normen. Als Beispiele sind hier die Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) oder ergonomische Anforderungen an die Arbeitsplätze gem. Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Bildschirmarbeitsverordnung oder DIN EN ISO 9241 etc. zu nennen. Hier bedarf es geeigneter Konzepte und Betriebsvereinbarungen, um diesen Herausforderungen zu begegnen.
• Räume werden neugestaltet. Durch die Tatsache, dass ein Großteil der Arbeit Remote erledigt wird (Homeoffice, Co-Working, Geschäftsreisen, sonstige Termine), taucht die Frage auf: „Warum soll ich noch ins Büro gehen, wenn dort auch nur ein normaler Schreibtisch steht?”. An dieser Stelle darf die Arbeitswelt sich neugestalten. Sie sollte zur Kulturtankstelle werden, wo Menschen gerne hingehen und all das tun, was remote nicht möglich ist; sich auftanken mit der guten Unternehmenskultur, mit stärkendem Sozial-Kontakt – ob an der Kaffeetheke, auf dem Marktplatz, oder in effizienten Meetings. Weiterhin sollte die Kulturtankstelle das barrierefreie kollaborieren ermöglichen, in hybriden Meetings, die technisch leichtgängig das Office, das Homeoffice und andere Standorte zusammenschalten.

Unternehmen sind nun gefordert, diesen Entwicklungsprozess zu starten und als Prozess im Unternehmen zu etablieren. Die Schwerpunktsetzung und Reihenfolge der Bearbeitung innerhalb der Dimension wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein und sollte zu Beginn auf Basis einer Standortbestimmung gut geplant werden. Mitarbeiter können gut in diesen Prozess von Beginn an eingebunden werden. Dadurch erleben sie, dass ihre Bedürfnisse so weit wie möglich berücksichtigt werden und verstehen die Notwendigkeit von Kompromissen besser. Diese Erfahrung sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

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