Der erste Tag in einem neuen Job ist ähnlich wie der erste Schultag. Man ist aufgeregt, nervös und hofft, dass man sich mit den neuen Kolleg*Innen versteht. Wenn jedoch die Hälfte des Teams von zu Hause arbeitet und die andere Hälfte in Konferenzräumen in drei verschiedenen Zeitzonen sitzt, ist ein herzlicher Empfang deutlich schwieriger.
Hier kommt intelligentes hybrides Onboarding ins Spiel. Es geht nicht nur darum, Laptops zu verschicken und Videokonferenzen zu planen, sondern darum, bewusst Erlebnisse zu gestalten, durch die sich jeder neue Mitarbeitende verbunden fühlt und sich wirklich auf seine Aufgabe freut. Das Ziel eines hybriden Onboardings liegt außerdem darin, dass neue Kolleginnen und Kollegen möglichst schnell ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Bei einem fehlenden oder unzureichenden Onboarding verliert das gesamte Team an Schlagkraft und das Unternehmen an Produktivität.
Wenn Mitarbeitende von Anfang an das Gefühl haben dazuzugehören, steigert sich ihre Mitarbeiterbindung und sie kommen gerne zur Arbeit – und dieses Zugehörigkeitsgefühl beginnt am ersten Tag.
Die Reise neuer Mitarbeitenden beginnt bereits beim ersten Vorstellungsgespräch. Tatsächlich ist der Prozess der Einstellung und Begrüßung von Mitarbeitenden, bei dem sie sich wertgeschätzt fühlen, eine sehr wichtige Führungsaufgabe. Deren Bedeutung für die Schaffung eines vertrauensvollen Arbeitsumfeldes belegen jahrelange Studien von Great Place To Work®. Führungskräfte können diese Aufgaben vor allem dann wirksam wahrnehmen, wenn durch HR entsprechende Strukturen und Prozesse geschaffen wurden.
Für Remote- oder Hybrid-Mitarbeitende ist dieser Prozess besonders wichtig, da die physische Distanz es schwieriger macht, sich als Teil des Teams zu fühlen. Wenn es im Unternehmen in der Einarbeitungsphase üblich ist, neue Mitarbeitende beim gemeinsamen Team-Mittagessen vorzustellen oder etwa zur wöchentlichen Kaffeerunde einzuladen, werden jene ausgeschlossen, die überwiegend remote arbeiten.
Wenn Sie Ihr Onboarding so gestalten, dass alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort willkommen sind, fühlen sich Remote-Mitarbeitende nicht nur besser aufgenommen, sondern Sie erinnern alle daran, dass Ihr Unternehmen flexible Arbeitsmodelle fördert.
Dabei geht es nicht nur darum, Remote-Mitarbeitende willkommen zu heißen, sondern einen Arbeitsplatz mit hohem Vertrauen zu schaffen, an dem sich jede und jeder geschätzt und als Teil einer Gemeinschaft fühlt.
Mit diesen Best Practice gelingt hybrides Onboarding und stärken Sie das Wir-Gefühl.
1. Schaffen Sie ein einheitliches Einarbeitungserlebnis
Es ist wichtig, allen neuen Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort das gleiche Maß an Unterstützung und Informationen zu bieten. Um die Konsistenz in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, können Sie standardisierte Checklisten für das Onboarding erstellen, hybride Besprechungen für interne und externe Mitarbeitende durchführen und regelmäßige Check-in-Termine festlegen, damit niemand vergessen wird.
2. Virtuelle und persönliche Elemente kombinieren
Nur weil Mitarbeitende hybrid arbeiten, bedeutet das nicht, dass alles über einen Bildschirm erfolgen muss. Der effektivste Ansatz kombiniert digitale Formate mit sinnvollen zwischenmenschlichen Kontakten. Überlegen Sie, welche Aktivitäten sich für welches Format eignen. Virtuelle Sitzungen eignen sich gut für den Wissensaustausch und kurze Check-ins, während persönliche Treffen ideal für Aktivitäten zum Aufbau von Beziehungen sind, Beispiele hierfür sind Team-Mittagessen, Bürorundgang, Mentoring-Programme und Workshops.
Gerade für vollständig remote arbeitende Teams schaffen gelegentliche Treffen, bei denen neue Mitarbeitende wichtige Teammitglieder kennenlernen, ein Gefühl der Verbundenheit und Gemeinschaft.
3. Priorisieren Sie die kulturelle Integration im hybriden Arbeiten
Wie sehr gute Arbeitgeber wissen, ist die Arbeitsplatzkultur nicht standortspezifisch – ein Kicker vor Ort ist weniger wertvoll als eine Kultur, in der sich alle gesehen fühlen und Teams gerne zusammenarbeiten. In einem hybrides Arbeitsumfeld, das nicht durch bestimmte Annehmlichkeiten am Arbeitsplatz punkten kann, ist es wichtig, Kultur systematisch zu entwickeln und zu kommunizieren.
4. Nutzen Sie Technologie für ein nahtloses Onboarding
Technologie hat es so vielen Unternehmen ermöglicht, auf Remote- oder Hybrid-Arbeit umzustellen. Nutzen Sie diese Vorteile also von Anfang an:
- Videokonferenz-Tools für virtuelle Bürorundgänge, Team-Meetings und „Kaffeegespräche” mit Führungskräften
- Digitale Dokumentenplattformen für die papierlose Bearbeitung aller internen Prozesse
- Kommunikationsplattformen für spezielle Kanäle für neue Mitarbeiter, in denen Fragen in Echtzeit von Kollegen und Mentoren beantwortet werden können
- Projektmanagement-Software zur Erstellung von Onboarding-Roadmaps mit klaren Meilensteinen
5. Onboarding-Paten zuweisen
Der Start in einen neuen Job kann sehr aufregend und fordernd sein – besonders, wenn man weit weg von allen ist. Sie können die Ängste neuer Mitarbeitenden minimieren, indem Sie ihnen einen „Buddy“ zur Seite stellen, der ihnen hilft, sich im Unternehmenssystem zurechtzufinden, Fragen beantwortet und ihnen über den Bildschirm ein freundliches Gesicht zeigt.
Wählen Sie Buddys, die sich nicht nur durch Fachwissen auszeichnen, sondern auch durch digitale Kommunikationsfähigkeiten und die Freude daran, neuen Mitarbeitern zu zeigen, wie die Dinge funktionieren. Geben Sie ihnen Richtlinien vor, z. B. einen 30-minütigen Videoanruf pro Woche und kurze tägliche Check-ins im ersten Monat.
Und vergessen Sie nicht, Ihren Buddys für die zusätzliche Zeit zu danken – ein wenig Anerkennung trägt viel dazu bei, dass sie engagiert bleiben und auch zukünftigen neuen Mitarbeitenden gerne helfen.
6. Planen Sie regelmäßige Check-ins
Zusätzlich zu ihrem Buddy sollten neue Mitarbeitende auch regelmäßig mit ihren Vorgesetzten und Teammitgliedern in Kontakt treten. Regelmäßige Kommunikation sorgt dafür, dass sie sich als Teil des Teams fühlen und zeigt ihnen, dass ihre Meinung zählt, auch wenn sie nicht physisch anwesend sind.
Wenn möglich, sollten Sie eine Mischung aus virtuellen und persönlichen Check-ins in Betracht ziehen – nicht nur direkt nach der Einstellung, sondern auch danach. Vielleicht haben Remote-Mitarbeitende mehrmals pro Woche kurze virtuelle Sitzungen mit ihrem Team, um sich zu alltäglichen Dingen auszutauschen und auch mal ein wenig zu “quatschen”. Einmal im Monat findet dann beispielsweise eine verbindliche Sitzung im Büro statt, um große Projekte oder die Prioritäten für das Quartal zu besprechen.
7. Personalisieren Sie die Einarbeitung – auch im hybriden Arbeitsumfeld
Wenn die Einarbeitung auf die tatsächlichen Aufgaben der neuen Mitarbeitenden zugeschnitten ist (anstatt einer allgemeinen Checkliste zu folgen) und vom ersten Tag an ein klarer Weg für die Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden vorgezeichnet ist, legen Sie den Grundstein für ihren Erfolg.
Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um den Mitarbeitenden zu zeigen, dass Sie sie als einzigartige Individuen wahrnehmen – und nicht nur als eine Nummer auf der Mitarbeiterliste. Selbst einfache Gesten können neuen Mitarbeitenden das Gefühl geben, als ganze Person anerkannt zu werden.
8. Sammeln Sie Feedback und reagieren Sie darauf
Die besten Feedback-Geber*Innen und ggf. auch Kritiker*Innen Ihres Onboarding-Prozesses sind die Mitarbeitenden selbst, da sie ihn durchlaufen. Fragen Sie neue Mitarbeitenden, wie sie die ersten Prozesse empfunden haben. Haben sie sich unterstützt gefühlt? Haben sie Verbesserungsvorschläge?
Dies kann durch eine vertrauliche Mitarbeiterbefragung oder durch Einzelgespräche erfolgen, um ein tieferes, persönlicheres Gespräch zu führen
Die Kommunikation ist schon schwierig genug, wenn alle im selben Raum sitzen – umso schwieriger, wenn ein Teil Ihrer Mitarbeitenden remote arbeitet. Hinzu kommt, dass bei virtuellen Schulungen und dem Versand von Geräten leicht etwas unter den Tisch fallen kann.
Achten Sie vor allem auf den „Aus den Augen, aus dem Sinn“-Effekt. Wenn neue Mitarbeitende sich wirklich integriert fühlen – und nicht nur in die E-Mail-Liste aufgenommen wurden. Entwickeln sie ein Zugehörigkeitsgefühl, das sie motiviert. Hilfreich können hier auch Tipps und verbindliche Regeln für hybride Besprechungen und eine Sensibilisierung von Führungskräften für die Bedeutung des Onboardings von Remote-Mitarbeitenden sein.
Wie gelingt ein starkes Onboarding, wenn Teams hybrid arbeiten und neue Kolleg*innen nicht immer vor Ort sind? In diesem inspirierenden Webcast sprechen Andreas Schubert von Great Place To Work® und Pauline Pagliaro, Talent Managerin Organizational Strategy & Culture in der Digitalagentur denkwerk GmbH über ein Onboarding-Erlebnis, das weit über das klassische „Laptop übergeben und los geht’s“ hinausgeht.
Hier geht es zum Webcast! Das inspirierende, kreative und umfassende Konzept folgt dem Prinzip der Menschlichkeit auf allen Ebenen – „menschlich und mit Herz die neuen Mitarbeitenden aufzunehmen und sie mitzunehmen in die Reise und das in vier Standorten.“ Uns haben die spielerische Herangehensweise, das durchdachte Konzept mit integriertem Feedback und die Vielfalt überzeugt. Es ist nicht überraschend, dass 96% aller Mitarbeitenden von denkwerk in der Great Place To Work® Mitarbeiterbefragung angeben, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen.
Verwenden Sie diese Kennzahlen, um den Erfolg Ihres Onboarding-Prozesses zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren:
- Zeit bis zur Produktivität: Wie schnell neue Mitarbeitende einen sinnvollen Beitrag leisten
- Frühzeitige Fluktuationsraten: Der Prozentsatz der neuen Mitarbeitenden, die innerhalb der ersten 6 bis 12 Monate das Unternehmen verlassen
- Onboarding-Abschlussquoten: Wie viele neue Mitarbeitende können alle erforderlichen Schulungsmodule und Formalitäten rechtzeitig abschließen?
- Zufriedenheitswerte neuer Mitarbeitenden: Tools wie die Trust-Index Befragung von Great Place To Work® können wertvolle Einblicke in die Erfahrungen neuer Mitarbeitenden liefern
- Feedback zum Buddy-Programm: Erkenntnisse sowohl von Buddys als auch von neuen Mitarbeitenden über die Qualität und Nützlichkeit dieser Beziehungen
Nutzen Sie das Feedback neuer Mitarbeitenden kontinuierlich, um Probleme zu beheben und Ihre Prozesse anzupassen, damit die Erfahrungen jedes neuen Mitarbeitenden so positiv wie möglich sind.
Erfolgreiches Onboarding – egal ob persönlich, hybrid oder remote – dreht sich alles um Verbindung. In der Regel sind neue Mitarbeitende etwas aufgeregt und unsicher. Sie möchten Ihnen diese Aufregung nehmen und gleichzeitig alle Probleme lösen, die zu ihrer Unsicherheit beitragen können.
Indem Sie konsequent sind, sich auf den Aufbau von Beziehungen und die Arbeitsplatzkultur konzentrieren und die Erfahrung jedes neuen Mitarbeitenden individuell gestalten, können Sie sicherstellen, dass eine langfristige produktive Arbeitsbeziehung entsteht.
Erleben Sie, wie erfolgreiche Arbeitgeber Remote Work & hybride Arbeitsmodelle nachhaltig leben: Jetzt herunterladen: Der Report Deutschlands Beste Arbeitgeber 2025 – Insights zu Remote Work & hybrides Arbeiten, die wirklich funktionieren.
