Mitarbeiterbefragung in Krisenzeiten: Die Sorgen Ihrer Mitarbeitenden erkennen und verstehen

Nach einer Krise, einer Fusion oder einem Stellenabbau ziehen sich Unternehmen in der Regel zurück, machen die Schotten dicht und überstehen den Sturm in aller Stille. Das ist so, als würde man versuchen, ohne Kompass oder Karte durch die unruhige See zu navigieren und sich nur von Angst und Unsicherheit leiten zu lassen. Wenn sich Ihr Unternehmen im Umbruch befindet, mag der Gedanke an eine Mitarbeiterbefragung nicht direkt der erste sein. Doch paradoxerweise ist die Befragung gerade in solchen Momenten wichtiger denn je.

Führungskräfte brauchen Umfragen, um Bedenken, Ängste oder Probleme der Mitarbeitenden aufzudecken, die andernfalls im Verborgenen bleiben könnten. Indem sie diese direkt ansprechen, können die Führungskräfte die Unsicherheit und das Unbehagen lindern. Eine authentische und transparente Kommunikation in Zeiten von Stress ist entscheidend für die Erhaltung der Unternehmenskultur. Mitarbeiterbefragungen erleichtern die wichtige Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und sorgen für Einigkeit und gegenseitiges Verständnis. In Zeiten des Umbruchs wird eine klare und konsistente Kommunikation noch wichtiger.

Erstklassige und fürsorgliche Führungskräfte verstehen, warum es wichtig ist, die Mitarbeitenden in Zeiten des Wandels oder einer Krise zu befragen:

• Verborgene Sorgen entlarven: Mitarbeiterbefragungen geben Aufschluss über die Sicherheit des Arbeitsplatzes, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und die Anpassung an neue Technologien in unsicheren Zeiten
• Förderung des Engagements der Mitarbeitenden: Regelmäßige Befragungen zeigen den Mitarbeitenden, dass ihre Meinung wichtig ist, und erhalten ihre Bindung an das Unternehmen
• Widerstand gegen Veränderungen entschlüsseln: Umfragen geben Aufschluss über den Widerstand gegen Veränderungen und unterstützen effektive Managementstrategien
• Stärkung der Kommunikation: Mitarbeiterbefragungen dienen als wechselseitige Kanäle zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und ermöglichen ein besseres Verständnis auf beiden Seiten
• Strategische Entscheidungen beeinflussen: Rückmeldungen dienen den Führungskräften als Entscheidungshilfe bei Unsicherheiten
• Vertrauen aufbauen: Durch das Einholen von Feedback, die Weitergabe der Ergebnisse und die Reaktion auf das Feedback wird das Vertrauen in Zeiten der Instabilität wiederhergestellt

Die Mitarbeiterbefragung, auch wenn es sich unangenehm anfühlt, ist entscheidend für das Gedeihen Ihres Unternehmens in Zeiten größerer organisatorischer Veränderungen, wie Entlassungen oder anderer Krisen – wenn Sie es richtig machen. Um sich ein möglichst umfassendes Bild von den Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden zu machen, kommt es auf das Design, die Durchführung und die Details Ihrer Umfrage an. In den vergangenen 30 Jahren hat Great Place to Work® unzählige Unternehmen bei der Konzeption, Durchführung und Umsetzung ihrer Mitarbeiterbefragungen unterstützt, auch in Krisenzeiten wie beispielsweise der Weltwirtschaftskrise.

Dabei haben wir einige Best Practices für Mitarbeiterbefragungen in schwierigen Zeiten ermittelt. Bevor Sie die Mitarbeiterbefragung durchführen, bedenken Sie die folgenden Schritte:

1. Sicherstellen der Vertraulichkeit

Eine häufige Befürchtung der Mitarbeitenden ist, dass ihr Arbeitgeber die Antworten mit ihnen in Verbindung bringen könnte. Wenn Sie klarstellen, dass alle Antworten vertraulich sind, schaffen Sie die psychologische Sicherheit, die die Mitarbeitenden dazu ermutigt, ihr Feedback offen und ehrlich mitzuteilen.

2. Kontext geben

Sensible Fragen, wie z. B. die nach dem Privatleben, bedürfen einer sorgfältigen Erläuterung. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden in der Kommunikation vor der Umfrage einen Kontext und holen Sie diese ab.

3. Erklären Sie Ihr Ziel

Niemand möchte sich die Zeit nehmen, Feedback und Kritik mitzuteilen, nur um dann festzustellen, dass der Arbeitgeber dieses lediglich ablegt und nie darauf reagiert. Eine Mitarbeiterbefragung zu erheben und nicht darauf zu reagieren, kann schlimmer sein, als gar keine Befragung durchzuführen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden wissen lassen, was Sie mit ihrem Feedback tun werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie sich gehört fühlen, dass man sich um sie kümmert und dass Sie bereit sind, sich erneut mit ihnen auszutauschen, was zu einer Unternehmenskultur mit hohem Vertrauen beiträgt.

4. Die Mitarbeitende dort abholen, wo sie sind

Die Umfrage, die Sie während einer Krise durchführen, wird wahrscheinlich anders aussehen als die, die Sie zu weniger kritischen Zeiten verschickt haben. Es ist wichtig, die Befragung so zu gestalten, dass sie berücksichtigt, was die Mitarbeitenden zu diesem Zeitpunkt erleben:

• Halten Sie die Umfrage daher kurz
• Bieten Sie alternative Möglichkeiten zur Rückmeldung an (z. B. über den Vorgesetzten oder die Personalabteilung)

Dies zeugt von Flexibilität und Sensibilität für die Situation der Mitarbeitenden.

Um zu entscheiden, welche Fragen gestellt werden sollen, kann es hilfreich sein, sich das Ziel vor Augen zu halten. Eine nützliche Methode besteht darin, sich zu fragen, welche Informationen für Ihr Unternehmen am hilfreichsten wären, damit Sie Ihre Mitarbeitenden in der aktuellen Situation besser unterstützen können. Wenn Sie das herausgefunden haben, können Sie sich bei Ihren Fragen an diesem bewährten Verfahren orientieren:

1. Stellen Sie bis zu drei offenen Fragen

Es ist wichtig, den Mitarbeitenden ein Forum zu geben, in dem sie ihre Gedanken in einer Weise mitteilen können, die ein lebendiges Bild ihrer Erfahrungen vermittelt. Es ist jedoch selten eine gute Idee, die Mitarbeitenden aufzufordern, sehr viel zu schreiben. Das Verfassen offener Antworten erfordert eine zusätzliche kognitive Belastung, die den Mitarbeitenden möglicherweise nicht zur Verfügung steht – insbesondere in Krisenzeiten, in denen die Mitarbeitende außergewöhnliche Ängste verarbeiten.

2. Quantitative Aussagen einbeziehen

Hier geht es darum, nach Anzeichen für Verbesserungen (oder Verschlechterungen) zu suchen. Wenn Sie quantitative Aussagen einbeziehen, können Sie diese in 2-3 Monaten im Rahmen eines Pulse-Checks erneut überprüfen und sehen, wie sich die Dinge im Laufe der Zeit verändert haben.

3. Verwenden Sie eine Mischung aus krisenbezogenen und „business as usual“-Aussagen

Verwenden Sie eine Mischung aus Aussagen aus unserer Mitarbeiterbefragung – das sind Aussagen, die nach fast 30 Jahren Forschung die wichtigsten Faktoren für eine gute Unternehmenskultur sind – und Aussagen, die speziell für eine sich rasant wandelnde Umwelt entwickelt worden sind:

• Unsere Organisation ist sehr flexibel und reagiert schnell auf Veränderungen
• Die Führungskräfte halten mich über wichtige Themen und Veränderungen auf dem Laufenden• Ich kann mir Zeit frei nehmen, wenn ich es für notwendig halte

4. Fragen Führungskräften einbeziehen

In Krisenzeiten brauchen Führungskräfte zusätzliche Unterstützung, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden, ihrer Organisation und ihre eigenen Erfahrungen in Einklang zu bringen. Einige Aussagen, die wir empfehlen, um Führung in Krisenzeiten zu messen und zu unterstützen:

• Die Führungskräfte beziehen die Mitarbeitende in Entscheidungen ein, die ihren Arbeitsplatz oder ihr Arbeitsumfeld betreffen
• Die Führungskräfte halten mich über wichtige Themen und Veränderungen auf dem Laufenden
• Die Führungskräfte zeigen ein aufrichtiges Interesse an mir als Person, nicht nur als Mitarbeitende

Im Folgenden finden Sie einige Aussagen aus unserem Modul Feedback & Fehlerkultur sowie der Trust Index™-Befragung, die dabei helfen Ihre aktuelle Rückmeldungskommunikation zu messen:

• Konflikte werden bei uns offen angesprochen
• Offenes und ehrliches Feedback ist selbstverständlicher Teil unserer Arbeit
• Wir lösen Konflikte schnell und konstruktiv

Ihre Mitarbeitenden wissen nicht nur am besten, was sie brauchen, sie haben auch viele Ideen, die es Ihnen ermöglichen werden, die aktuelle Krise zu überwinden. Fragen, wie die oben genannten, können Antworten liefern, die Ihnen helfen, einen Aktionsplan zu erstellen, um auf die Bedenken der Mitarbeitende einzugehen.

Nachdem Sie die Mitarbeiterbefragung durchgeführt und die Ergebnisse analysiert haben, müssen Sie die Ergebnisse kommunizieren und mitteilen, was Sie aus der Umfrage gelernt haben und welche Maßnahmen Sie als Reaktion auf das Feedback der Mitarbeitende ergreifen. Dies ist wichtig und zeigt einerseits, dass Sie Ihren Mitarbeitenden zuhören und sich für ihr Wohlergehen einsetzen. Hilft andererseits jedoch auch dabei Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Ihren Mitarbeitenden aufzubauen und zu erhalten.

Unternehmen, die sich in einer steinigen Landschaft der Unsicherheit und des Wandels bewegen, können von regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen stark profitieren. Möchten Sie ihr volles Potenzial auch in schwierigen Zeiten ausschöpfen, dann kontaktieren Sie uns für Ihre Great Place to Work Mitarbeiterbefragung.

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