Schnelle Folgeprozesse: Wie Unternehmen mit Emprising® das Momentum unmittelbar nach Befragungsende ideal nutzen

Die fortschreitende Digitalisierung von Befragungsprozessen ermöglicht eine deutliche Beschleunigung von Auswertungs- und Reportingprozessen bei Mitarbeiterbefragungen, die in klassischen Prozessen noch mehrere Wochen gedauert haben. Das von Great Place to Work® entwickelte Befragungstool Emprising® erlaubt als Cloud-Anwendung den sofortigen Zugriff auf alle auswertbaren Ergebnisse in einem Dashboard – direkt im Anschluss an das Befragungsende. Als Mehrbenutzersystem kann es auch zur Distribution der Befragungsergebnisse genutzt werden.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt dabei gemäß den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO ), auch indem der Datenschutz mit dem US-amerikanischen Entwickler und Host auf Grundlage der Standardvertragsklauseln im Sinne von Art. 46 Abs. 2 der DSGVO geregelt ist. Die Anonymität der Teilnehmer wird analog zu klassischen Mitarbeiterbefragungen durch standardisierte Auswertungsgrenzen von fünf Teilnehmenden, die auch für Teams oder demografische Gruppen gelten, in den digitalisierten Prozessen gewährleistet.

Damit werden langwierige Auswertungen sowie der interne Versand von separaten Ergebnisberichten im Unternehmen automatisiert und maximal verkürzt. Zum Vergleich: Bei klassischen nicht-volldigitalisierten Befragungen kann es – abhängig von der Unternehmensgröße – bis zu 6 Monate nach Ende der Befragung dauern, bis sich alle Teams in einem Unternehmen mit den eigenen Ergebnissen auseinandergesetzt und Verbesserungsmaßnahmen entwickelt haben. Manchmal haben in so einer Situation Befragungsergebnisse an Aktualität eingebüßt, wenn sie endlich besprochen werden.

Wie man deutlich schneller in den Folgeprozess einsteigt hat die rku.it GmbH, ein IT-Beratungsunternehmen mit ca. 400 Mitarbeitenden aus Herne, demonstriert. Das Unternehmen nutzt Emprising® für Mitarbeiterbefragungen sowie mehrerer kompakter Pulse Checks, um regelmäßig Feedbacks seiner Mitarbeitenden zu wichtigen Kulturthemen wie Führung, Engagement und Zufriedenheit zu erheben. Laut Projektleiter Marc Loell, Personalentwickler bei der rku.it, ist die Einfachheit und Schnelligkeit der Durchführung und Auswertung dabei entscheidend: „Insbesondere bei kompakten Kurzbefragungen wie einem Pulse Check ist die Erwartung, dass die Daten aus der Befragung schnell und einfach im laufenden Geschäft und für die eigene Führungsarbeit genutzt werden können. Ebenso war es für die Diskussion der Ergebnisse in den Teams vorteilhaft, dass die in der Befragung bewerteten Sachverhalte aktuell waren.“

Der Zeitplan zum Pulse Check bei der rku.it GmbH war entsprechend straff organisiert und konnte innerhalb weniger Arbeitswochen ausgerollt werden. Der Prozess beinhaltete dabei die folgenden zentralen Meilensteine:

Insgesamt konnte innerhalb von lediglich 5 Wochen die Befragung aufgesetzt und der Dialog mit den Mitarbeitenden zu aktuellen Themen des Arbeitsalltags und der Zusammenarbeit angestoßen werden. Der verhältnismäßig geringe Aufwand und die kurze Zeitspanne erlauben dadurch eine mehrfache Erhebung und Bearbeitung im Jahr, sodass die Personal- und Kulturentwicklung kontinuierlich auf Basis von empirischen Feedbacks vorangetrieben werden kann.

Entscheidend für einen effizienten und reibungslosen Gesamtprozess waren laut Marc Loell vor allem drei Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitige und pragmatische Organisation der Termine: Präsentationen und Trainings zur Arbeit mit den Ergebnissen sind zeitlich eng aufeinander abgestimmt. Für die Durchführung der Termine wird überwiegend mit Emprising® gearbeitet und auf aufwändige weitere (Berichts-)Formate verzichtet.
• Klarheit über den Auftrag im Folgeprozess für alle Beteiligten: die Führungskräfte und andere Multiplikatoren kennen ihre Aufgaben und verfügen über die notwendigen methodischen und technischen Kompetenzen. Idealerweise hat sich die interne Projektgruppe, die Emprising® in der Administratoren-Rolle nutzt, fortgeschrittene Anwenderkenntnisse im Umgang mit dem Ergebnis-Dashboard angeeignet und kann damit die Führungskräfte bei ihren analytischen Aufgaben unterstützen.
• Passende Abbildung der Organisationsstruktur in den Befragungsdaten und bei den Managerzugängen: Für die Akzeptanz der Ergebnisse durch die Führungskräfte ist es essentiell, dass die Daten zur Bereichs- und Teamstruktur passen und die analytischen Möglichkeiten von Emprising® (bspw. Heatmaps oder Rankings von demografischen und organisationalen Gruppen) voll ausgeschöpft werden können.

Dieses gelungene Beispiel aus der Praxis zeigt: technisch sind mit Emprising® alle Voraussetzungen für einen sofortigen Start des Folgeprozesses gegeben. Es setzt allerdings voraus, dass der Folgeprozess auch in organisatorischer Hinsicht für alle Beteiligten klar definiert ist und die Fähigkeit zum Umgang mit den Befragungsdaten und -systemen vermittelt wurden.
Konkret müssen die folgenden Fragen in der Vorbereitungsphase geklärt sein:

• Wer soll im Folgeprozess mit den Ergebnissen und dem Ergebnis-Dashboard in Emprising® arbeiten? Welche Auswertungen werden dafür benötigt, d.h. wie werden die Daten strukturiert? Wann werden die Zugänge zu den Befragungsdaten freigeschaltet?
• Wann und wie werden die Fähigkeiten zur Arbeit mit dem Dashboard und der Auftrag für den Folgeprozess vermittelt?
• Wann und wie werden die Befragungsergebnisse in den Organisationseinheiten kommuniziert? Können dafür die Darstellungen des Ergebnis-Dashboards genutzt werden oder werden zusätzliche Formate, z.B. PowerPoint-Berichte, benötigt?

Ein idealtypischer Folgeprozess mit den relevanten Aufgaben zur Nutzung von Emprising® ist in der folgenden Abbildung skizziert.

Mit gezielten Trainingsformaten lässt sich der Prozess zudem effektiv unterstützen und beschleunigen. Dazu gehört eine von internen oder Great Place To Work® – Expert*innn geführte Culture Coaching Session, die aufgrund der sofortigen Auswertbarkeit bereits einen Tag nach Befragungsende durchgeführt werden kann. Die Culture Coaching Session dient zur ersten Auseinandersetzung mit den Befragungsdaten und markiert damit den Start der Analyse auf Gesamthausebene. Mit der Festlegung von Stärken und Handlungsfeldern, die anschließend intern kommuniziert werden, wird die Gesamthaus-Ergebnisanalyse abgeschlossen. Zeitgleich zur Kommunikation kann der Rollout der Befragungsergebnisse auf den darunter liegenden Organisationsebenen starten, was idealerweise mit einem Training der Verantwortlichen für den Folge- und Veränderungsprozess beginnt. In diesem Training werden zum einen technische Kompetenzen im Umgang mit dem Ergebnis-Dashboard von Emprising® als auch allgemeine methodische Kompetenzen bei der Ergebnisanalyse und -kommunikation im Team vermittelt. Die ausgebildeten Multiplikatoren tragen anschließend die Befragungsergebnisse in die jeweiligen Organisationseinheiten und initiieren hierbei den dortigen Prozess zur Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen.

Wurden in der Vorbereitung die Aktivitäten für alle Beteiligten geklärt und kommuniziert (Auftrag für den Folgeprozess), die verschiedenen Auswertungseinheiten sowie die Zugriffsrechte hierzu definiert und die Termine im Folgeprozess (Culture Coaching Session, Ergebnispräsentation, Trainings und Workshops in den Organisationseinheiten) frühzeitig festgelegt, können die zentralen Folgeprozessaktivitäten innerhalb von 2 bis 4 Wochen nach dem Abschluss der Befragung durchgeführt werden. Damit kann das Momentum frischer Befragungsergebnisse genutzt werden und eine hohe Motivation zur Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen erzeugt werden.

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