Virtuelle Teams erfolgreich und vertrauensvoll führen

Laut einer aktuellen Umfrage der Bitkom Research arbeiten derzeit die Hälfte aller Beschäftigen teilweise oder vollständig von zuhause aus. Für jeden Dritten handelt es sich dabei um eine komplett neue Herausforderung. In rund 43% der Unternehmen wurden Homeoffice-Regelungen erweitert und bei 45% werden alle bisherigen Treffen in einem digitalen Format durchgeführt.

Eine große Herausforderung – nicht nur für alle Internetprovider und IT-Dienstleister, die dafür sorgen, dass die Internetnutzung reibungslos funktioniert, sondern auch für Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden, die sich neuen Herausforderungen stellen müssen.

Die Führungskräfte stehen vor der Aufgabe: Wie führe ich mein Team ohne den persönlichen Kontakt? Wie kann ich nahbar sein, Anerkennung schenken, meine Mitarbeitenden motivieren, aber auch Prozesse koordinieren, Aufgaben verteilen und gleichzeitig transparent im eigenen Handeln sein? Wie ist man als Führungskraft im virtuellen Raum wirkungsvoll für das eigene Team? Und wie unterstützt man Zusammengehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen und im Team?

Um sich für die neue Situation zu wappnen, lohnt sich ein Blick auf die globalen Wirtschaftsunternehmen. Zahlreiche Unternehmen mit über 10.000 Mitarbeitenden arbeiten schon seit Jahren vorrangig in virtuellen Teams. Studien zeigen (RW3 CultureWizard, 2016; Dulebohn & Hoch, 2017), dass 80% der Konzernmitarbeitenden teilweise oder sogar komplett virtuell miteinander arbeiten. 41% der Mitarbeitenden gaben an, sich noch nie persönlich getroffen zu haben, 28% treffen sich einmal im Jahr, 31% immerhin zweimal.

Bisherige Studien deuten darauf hin, dass 70% der virtuellen Teams scheitern. Daher möchten wir Ihnen Tipps mit an die Hand geben, um Sie für die neue Situation zu wappnen.

Beleuchten Sie zuallererst das Thema virtuelle Teamführung aus verschiedenen Blickwinkeln, um die damit verbundenen Aspekte mitzudenken und die Vielschichtigkeit zu verstehen. Die folgenden Themen sind eine Zusammenstellung von Fragen, die Sie dabei beachten sollten:

• Mindset:
  – Mit welchem Mindset gehen Menschen in Führung/an Führung von virtuellen Teams heran?
  – Welches Mindset ist hilfreich für die Wirkung der eigenen Führungsrolle?
• Barrieren:
  – Welche geographischen, sozialen, zeitlichen Barrieren stehen wirkungsvoller Führung entgegen?
  – Wie sollen in näherer Zukunft trotzdem gemeinsam Arbeitsergebnisse erzielt werden?
• Teamräume:
  – An welchem (Aufenthalts-)Ort findet sich ein Team zusammen, wenn die Mitglieder von verschiedenen physischen Orten aus arbeiten?
  – Welche Formate gibt es für formelle und welche für informelle Klärung?
• Informationsmanagement:
  – Wie findet eine nachvollziehbare und umfangreiche Vermittlung von Informationen und Wissen statt?
  – Wer ist für das Informationsmanagement zuständig?
  – Was passiert bei ungleich verteiltem Informationsstand?
• Kommunikation zu Zielen:
  – Wie können in der virtuellen Zusammenarbeit klare Ziele vereinbart werden?
  – Welche Haltung von Führungskräften ist bei der Kommunikation zu Zielen wirksam?
  – Was sind Anhaltspunkte, die helfen, über Ziele in einem echten Verantwortungsdialog zu sprechen?
• Beziehungsmanagement:
  – Wie kann ein Versuch aussehen, die Bedürfnisse aller Beteiligten gleichranging zu berücksichtigen?
  – Was hat Beziehungsmanagement mit Aufmerksamkeitsmanagement zu tun?
  – Was sind nützliche Daumenregeln für das Beziehungsmanagement in virtuellen Teams?

Viele Themen, die im normalen Führungsalltag längst beantwortet wurden, müssen im virtuellen Raum neu evaluiert werden, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu erhalten.

Beispielsweise kann es im normalen Büroalltag ein Akt der Wertschätzung sein, sich aus den aktuellen Projekten eines Mitarbeitenden herauszuhalten und ihm den Raum und die Verantwortung zu geben eigenständig handeln zu können.

Im virtuellen Raum benötigen viele Mitarbeitende aber mitunter Hilfestellungen, um die aktuelle Situation zu meistern. Sie fühlen sich möglicherweise schneller allein gelassen, was teilweise damit zusammen hängt, dass sie in ihrem gegenwärtigen Arbeitsalltag oft allein sind. Der Akt der Wertschätzung wird auf einmal zum Akt des Zurückziehens.

Hinterfragen Sie ihren bisherigen Führungsstil und stellen Sie sicher, dass er mit den Bedürfnissen des Unternehmens und besonders Ihrer Mitarbeitenden übereinstimmt. Denn ein entscheidender Grund für das Scheitern – und da besteht Konsens hinsichtlich aktueller Studienergebnisse – ist die Tatsache, dass virtuelle Teams von Führungskräften oder Präsenzteams geführt werden, für die die aufgeführten Herausforderungen nicht gelten.

Dies soll allerdings nicht bedeuten, dass Sie ihre Führungsenergie wieder in einer zentralen Position bündeln sollen. Denn die Ergebnisse aktueller Studien zeigen auch: Geteiltes Leid ist halbes Leid.

Natürlich sollte Führung im besten Fall keine leidvolle Aufgabe sein, aber bedienen wir uns diesem Sprichwort, um Ihnen aufzuzeigen, dass die Verteilung von Verantwortung innerhalb des Teams in virtuellen Arbeitszeiten immer noch ein probates Mittel ist, um effektiver und motivierter zu arbeiten! Wer merkt, dass er wirklich etwas bewegen kann und partizipativ an wichtigen Entscheidungen teilhaben darf, baut eine engere Bindung zum Unternehmen auf. In Zeiten einer räumlichen Trennung sollten Sie diesen Faktor nicht vernachlässigen.

Überdenken Sie die Zusammenstellung Ihrer Teams. Denn im virtuellen Raum werden oft andere Kompetenzpakete benötigt als im Büro. Kommunikations-Skills und Sozialkompetenzen sind wichtiger. Sie haben ein sehr introvertiertes Team, welches ihr Gesprächsintervall im Homeoffice noch weiter nach unten fährt? Dann könnten Sie diese Atmosphäre durch eine Umstrukturierung aufbrechen, um den wichtigen Austausch aufrechtzuerhalten.

Produktiv arbeitende Teams entstehen nur dann, wenn es den Führungskräften gelingt, in gleichem Maße Orientierung zu bieten, sowie Führung abzugeben und die Teammitglieder dabei in ihren überfachlichen Kompetenzen zu entwickeln.

Wenn dies nicht Ihr erster Blogbeitrag zu „Strategien effektiver Führung“ ist, wird Ihnen vielleicht auffallen, dass diese Empfehlungen auch außerhalb des virtuellen Raums ihre Daseinsberechtigung haben. Die Krux dahinter ist allerdings, dass Sie durch die neuen Gegebenheiten des virtuellen Zusammenarbeitens, erneut Maß nehmen müssen und Ihre bisherigen Strukturen hinterfragen sollten um auch im virtuellen Team erfolgreich zu sein.

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