Einbezug von Datenschutz, IT-Sicherheit und Betriebsrat:
Bitte klären Sie intern etwaige Fragen zu den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit so früh wie möglich. Wir unterstützen Sie hierbei gerne. Beziehen Sie, falls vorhanden, zusätzlich den Betriebsrat in die Planung und Durchführung der Befragung mit ein.
Datenschutz- und Datenschutzkonzept:
Bei Fragen zu den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit stellen wir Ihnen gerne unser ausführliches Datenschutz- und Datensicherheitskonzept zur Verfügung. Darin werden unter anderem unsere aktuellen datenschutz- und it-sicherheitsrelevanten Prozesse, Verfahren sowie unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen näher beschrieben.
Abschluss Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV):
Bei der Durchführung einer Great Place To Work® Befragung, bei der Sie uns Kontaktdaten (i.d.R. dienstliche E-Mail-Adressen) Ihrer Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO. Wir schließen daher selbstverständlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Ihnen ab. Hierfür stellen wir Ihnen ein entsprechendes Vertragsmuster zur Verfügung.
Schaffung von Voraussetzungen für eine vertrauliche Befragung:
Wir haben Ihnen einige Hinweise zu diesem Thema zusammengestellt. Diese finden Sie hier.
Interne Kommunikation:
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die Ziele, die Sie mit der GPTW-Befragung verfolgen sowie – in groben Zügen – über die Maßnahmen zur Sicherung der Vertraulichkeit. Halten Sie weitere, detaillierte Informationen zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Hintergrund für diejenigen bereit, die es genau wissen wollen.
Auswertung der Ergebnisse:
Im Zuge des Auswertungsprozesses im Nachgang der Great Place To Work® Befragung sind folgende Aspekten zu beachten:
- Bitte bedenken Sie, dass wir Ihnen keine Primärdaten (also die anonymisierten Rohdaten der Befragung) zur Verfügung stellen, mit denen Sie eigene Auswertungen vornehmen können.
- Alle Befragungsergebnisse werden innerhalb unserer Befragungsplattform EMPRISING anhand von Ergebnis-Dashboards mit Filterfunktionen angezeigt. Alle Auswertungen finden ausschließlich auf Grundlage von aggregierten Daten statt, die zuvor in der entsprechenden Form zusammengefasst wurden.
- Zusätzlich ist innerhalb von EMPRISING eine Auswertungsgrenze – d.h. eine Mindestanzahl von Antwortenden – festgelegt, unterhalb derer keine Ergebnisse in den Ergebnis-Dashboards dargestellt werden. Als Standardwert ist eine Auswertungsgrenze von mindestens fünf Antworten definiert. Dies gilt auch dann, wenn nach den Ergebnissen für bestimmte Teilgruppen (z.B. alle Frauen) gefiltert wird. Zusätzliche Kombinationen von bis zu drei Gruppen (z.B. alle Frauen in einer bestimmten Altersgruppe und auf einer bestimmten Führungsebene) sind prinzipiell möglich, allerdings werden hier auch wiederum nur Ergebnisse angezeigt, wenn bei der Kombination der Gruppen mindestens fünf Teilnehmende übrigbleiben.
Zusätzliche praktische Hinweise:
- Dokumentieren Sie alle Schritte der Befragung und die getroffenen Datenschutzmaßnahmen.
- Aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT).
Die hier vorgestellten Maßnahmen bieten Ihnen eine effektive Möglichkeit, Ihre Great Place To Work® Befragung datenschutzkonform durchzuführen. Haben Sie an alles gedacht? Dann kann es mit Ihrer Befragung losgehe
