Hinweise für Prämierungsveranstaltungen
1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Information erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
GPTW Deutschland GmbH
Im Klapperhof 7-23
50670 Köln
Telefon: +49 221 / 93 335 – 0
E-Mail: info@greatplacetowork.de
Die Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
2. Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte der GPTW Deutschland GmbH ist folgendermaßen zu erreichen:
GPTW Deutschland GmbH
Datenschutzbeauftragter
Im Klapperhof 7-23
50670 Köln
E-Mail: datenschutz@greatplacetowork.de
3. Erhebung und Verarbeitung der Daten
Im Rahmen unserer Prämierungsveranstaltungen, bei denen wir selbst als Organisator auftreten oder an denen wir als Kooperationspartner beteiligt sind, behalten wir uns vor, Bild- und Tonaufnahmen von ReferentInnen, Beteiligten und Gästen zu Zwecken der PR- und Öffentlichkeitsarbeit zu erstellen, zu verarbeiten und zu verbreiten, soweit diese nicht im Einzelfall widersprechen. Hierauf wird sowohl im Rahmen der elektronischen Veranstaltungskommunikation, als auch am Veranstaltungsort in geeigneter Weise hingewiesen. Die Bild- und Tonaufnahmen werden im Auftrag der GPTW Deutschland GmbH erstellt und verarbeitet. Es ist nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, so dass es sich dabei um personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) handelt.
4. Verarbeitungsgrundlagen und -zwecke
4.1 Sie können uns jederzeit gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Einwilligung geben, Ihre Daten zu bestimmten Zwecken zu verarbeiten.
4.2 Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Begründung und Durchführung der Teilnahme sowie vertraglicher Leistungen erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.
4.3 Für eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die GPTW Deutschland GmbH unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
4.4 Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
4.5 Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer Berichterstattung über die Veranstaltung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, im Rahmen unserer PR- und Öffentlichkeitsarbeit über die Inhalte der Veranstaltungen zu informieren und auf gleichartige Veranstaltungen, die Inhalte und die Arbeit der GPTW Deutschland GmbH aufmerksam zu machen, um wirksam öffentliche Meinungsbildung betreiben zu können. Dies geschieht etwa in Form von Beiträgen und Fotogalerien auf unserer Website, in unseren Newslettern und in unseren gedruckten Publikationen. Zudem werden die angefertigten Bild- und Tonaufnahmen auch zur Darstellung unserer Angebote auf unseren Social-Media-Kanälen, derzeit Twitter, Flickr, LinkedIn, Xing und YouTube, eingesetzt. Die während unserer öffentlichen Veranstaltungen erstellten Bild- und Tonaufnahmen können außerdem im Rahmen unserer Pressearbeit an Medienvertreter von Zeitungen sowie Rundfunksendern und Onlineredaktionen zur redaktionellen Berichterstattung weitergegeben werden. Auch den an der jeweiligen Veranstaltung beteiligten Partnerunternehmen, -organisationen oder -institutionen stellen wir ggf. Bild- und Tonmaterial zur individuellen Nachberichterstattung zur Verfügung. Es ist jedoch davon auszugehen, dass das Interesse des Verantwortlichen an der Anfertigung und Verwendung der Fotos nicht übermäßig in die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen eingreift, insbesondere, da sich diese in den öffentlichen Raum begeben haben, auf die Anfertigung und Verwendung der Fotos im Vorfeld und bei der Veranstaltung hingewiesen wurde, sowie sowohl bei der Anfertigung von Fotos und auch der Veröffentlichung derselben darauf geachtet wird, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden. Sofern aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen die Rechte und Freiheiten einer abgebildeten Person verletzt sein sollten, werden wir durch geeignete Maßnahmen die weitere Verarbeitung unterlassen. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen. Eine Löschung auf der Website oder in Social-Media-Kanälen erfolgt im Rahmen der technischen Möglichkeiten.
4.6 Die GPTW Deutschland GmbH arbeitet mit Dienstleistern (z. B. IT-Unternehmen) und Kooperationspartnern gemäß Art. 28 DSGVO zusammen. Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten weisungsgebunden im Auftrag der GPTW Deutschland GmbH.
5. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren). Zudem werden die personenbezogenen Daten gespeichert, soweit und solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Geldwäschegesetz oder der Rentenversicherung. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.
Die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO gespeicherten Aufnahmen werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder Sie nach Art. 21 DSGVO erfolgreich Widerspruch eingelegt haben.
Eine Ausnahme gilt für Fotos, die einen historischen Wert haben und zwecks Nutzung in zukünftigen historischen Publikationen dauerhaft archiviert werden.
6. Hinweis zur Datenweitergabe in die USA
Bei der Veröffentlichung von Aufnahmen auf einem unserer Social-Media-Kanäle kann die Übermittlung der Aufnahmen in ein Land außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden. Die von uns verwendeten Social-Media-Dienste haben sich durch Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln dazu verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten.
Wir weisen an dieser Stelle explizit darauf hin, dass die USA kein sicherer Drittstaat im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind. US-Unternehmen sind dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z.B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.
7. Betroffenenrechte
Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie nach der DSGVO verschiedene Rechte:
7.1 Mit dem Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
7.2 Art. 16 DSGVO gibt das Recht auf Berichtigung. Es beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.
7.3 Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen.
7.4 Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gibt nach Art. 18 DSGVO die Möglichkeit, eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.
7.5 Das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO beinhaltet die grundsätzliche Möglichkeit, personenbezogene Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.
7.6 Art. 21 DSGVO gibt das Recht auf Widerspruch. Es beinhaltet die Möglichkeit, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Das Recht wird durch § 36 BDSG eingeschränkt.
7.7 Soweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Darüber hinaus haben Sie das Recht gegen Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
7.8 GemäßArt. 77 DSGVO haben Sie das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Verbandssitzes wenden.
8. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ihre Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, der Veranstalter kann zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@greatplacetowork.de.
Eine Beschreibung Ihrer Rechte als Betroffener finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Kontakt für Presse und Betroffene
Verantwortlich für die Erstellung, Speicherung und Verarbeitung der Bild- und Tonaufnahmen ist unser Pressesprecher:
presse@greatplacetowork.de
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Information on data protection for respondents of the Great Place To Work® survey
Are you invited by Great Place To Work® or your employer to participate in a Great Place To Work® survey or management feedback? That makes us happy. With the following information we would like to give you an overview about how your personal data is processed by us and your rights according to data privacy laws. Which type of personal data is processed and how it is used depends largely on the services requested by your employer or agreed with GPTW Deutschland GmbH. Therefore, not all parts of this information may apply to you.
1. Who is responsible for data processing and to whom can I contact?
A Great Place To Work® survey is a commissioned processing of personal data pursuant to Art. 28 GPPR. Hence, your employer is responsible for data processing.
Inquiries should therefore first be addressed to your employer. If necessary, the data protection officer (DPA) of GPTW Deutschland GmbH can also be reached as follows:
GPTW Deutschland GmbH
Data protection officer
Im Klapperhof 7-23
50670 Köln
Germany
datenschutz@greatplacetowork.de
2. What sources and data do we use?
We process personal data that we collect as part of our Great Place To Work® survey or that is made available to us by your employer.
There are three types of implementation for the Great Place To Work® survey. Each company decides for itself which types of implementation are used. This in turn affects the sources and data used:
(i) In an online survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, last name, (usually official) e-mail address (for conducting the survey) as well as age group, gender, length of service, type of employment and professional position (sociodemographic questions during the survey). In advance of the survey, your company provides GPTW Deutschland GmbH with e-mail addresses of selected employees that will participate in the survey. The invitation e-mails contain a personalized link forwarding you to the online questionnaire. The website of the questionnaire is encrypted. Encryption supports both common 128-bit and 256-bit encryption (also common security standards for online banking). After completion of the survey, data is separated from all personal data (name, e-mail address) before further processing and reporting. This ensures that it is not possible to draw conclusions about the answers of individual respondents. Under no circumstances will your personal data be forwarded or used by third parties.
(iii) In a code-letter survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, surname (if any), home address (if delivery to home address is required), age group, gender, length of service, type of employment and professional position (socio-demographic questions during the survey). No individual e-mail addresses are required for a code letter survey. Instead, employees receive access to the survey via an individual code, which is handed over to them in a sealed envelope. Envelopes are usually partially addressed and not coded or personalised. The address field only contains an imprinted company name and, if applicable, a specific organizational unit. It is therefore not possible to draw conclusions about individual persons – not even from the imprinted numbers.
(ii) In a paper-and-pencil survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, surname (if any), home address (only if you wish to be sent to your home address), age group, gender, length of service, type of employment and professional position (socio-demographic questions during the survey). Individual paper questionnaires are not personalised. On the questionnaire, we have imprinted the name of your employer and, if applicable, your organizational unit in conjunction with a number. All questionnaires for employees of your organization or organizational unit have the same number. The QR code is used to facilitate the collection of the questionnaire and contains only information on the questionnaire, not on the individual persons. Conclusions on the answers of individuals are impossible – neither by the imprinted number or codes nor by any confidential information provided by you. However, all employees of a company or organizational unit always receive identical numbers and QR codes. It is therefore not possible to draw conclusions about individual persons, not even on the basis of the imprinted numbers or QR codes. The paper questionnaire will be returned anonymously to GPTW Deutschland GmbH using a self-addressed stamped envelope.
3. What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?
We process personal data in accordance with the provisions of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (“Bundesdatenschutzgesetz”; BDSG). The implementation of our Great Place To Work® survey, in which a company provides GPTW Deutschland GmbH with contact data of its employees, is a commissioned processing of personal data pursuant to Art. 28 GPPR. Accordingly, the legal basis is a data processing agreement (processing of personal data) between GPTW Deutschland GmbH and the company commissioning the survey.
3.1 For the fulfilment of contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR in conjunction with § 26 para. 1 BDSG; Art. 88 para. 1 GDPR in conjunction with § 26, para. 4 BDSG)
Your personal data will only be processed within the framework of our Great Place To Work® survey. The modalities are contractually regulated between your employer and GPTW Deutschland GmbH.
3.2 Due to legal requirements (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR in conjunction with § 26 BDSG)
In addition, we process your data to fulfil legal obligations (e.g., regulatory requirements, commercial and tax storage and proof obligations):
4. Who has access to my data and is data transferred to a third country or an international organization?
Those departments within GPTW Deutschland GmbH receive access to your data which are needed to fulfil our contractual and legal obligations. In addition, to fulfil our contractual and statutory obligations, we make use of various external service providers in accordance with Art. 28 GDPR, which fulfil the safety precautions according to Art. 32 GDPR and have been commissioned by GPTW Deutschland GmbH. These service providers may be platform hosters for conducting the online survey, scan service providers, maintenance and user services as well as data disposal companies. With regard to the transfer of data to recipients outside GPTW Deutschland GmbH, it should first be noted that we may only pass on personal data if required to do so by law or if your employer has given its consent.
If we process data in a third country (i.e., outside the European Union (EU), the European Economic Area (EEA)) or if the processing takes place in the context of the use of services of third parties or the disclosure or transfer of data to other persons, bodies or companies, this is only done in accordance with the legal requirements.
Subject to express consent or contractually or legally required transfer, we process or have the data processed only in third countries with a recognized level of data protection, contractual obligation through so-called Standard Contractual Clauses (SCCs) of the EU Commission, presence of certifications or Binding Corporate Rules (BCRs) (Art. 44 to 49 GDPR).
We use the following hosting providers to conduct the Great Place To Work® survey using online and code letter surveys (see “2. What sources and data do we use?”):
Hofstede Insights Oy, Arabiankatu 12, 00560 Helsinki, Finland:
Service provider in the field of online survey software and reporting solutions: Use of a survey and reporting software adapted to the requirements of GPTW Deutschland GmbH as well as the use of server services (survey server). The privacy policy of Hofstede Insights Oy is available at https://www.hofstede-insights.com/privacy-policy/.
Great Place To Work® Institute, Inc., 1999 Harrison Street, Suite 2070, Oakland, CA 9461, USA:
Allocation of the EMPRISING survey platform for conducting online surveys and retrieving survey results via dashboards. The privacy policy of Great Place To Work® Institute, Inc. is available at https://www.greatplacetowork.com/privacy-policy and https://www.greatplacetowork.com/external-security-policy.
In order to protect your personal data, your company will only receive evaluation(s) of the survey in aggregated form, so that no conclusions can be drawn about individual survey participants (employees).
5. How long will my data be stored?
We process and store your personal data as long as this is necessary for the fulfilment of our contractual and legal obligations. If the data are no longer required for the fulfilment of contractual or legal obligations, they are regularly deleted. As a rule, all personal data is deleted by default in May of the following year in which the survey was conducted. In individual cases, different deletion periods will be agreed with your employer.
6. What data protection rights do I have?
In principle, every data subject has the right of access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (Art. 16 GDPR), the right to erasure (Art. 17 GDPR), the right to restriction of processing (Art. 18 GDPR) and the right to data portability (Art. 20 GDPR). The restrictions according to §§ 34 and 35 BDSG apply to the right to information and the right to erasure. In addition, there is a right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).
Your employer is the corresponding contact with respect to any right to rectification, erasure, restriction of processing as well as data transfer of your personal data.
7. Is there an obligation for me to provide personal data?
Participation in the Great Place To Work® survey is voluntary. Accordingly, there is no obligation for you to provide personal data within the scope of the survey.
Furthermore, participation in the Great Place To Work® survey is anonymous. Your employer will never receive any feedback on your personal answers and thus final results contain no recognizable answers given by you. Final results of the survey are reported to your employer only for groups of at least five responses (employees).
Information on your right of objection in accordance with Art. 21 GDPR
Right of objection on a case-by-case basis
In principle, you have the right to object to the processing of your personal data at any time on the basis of Art. 6 para. 1 lit. e GDPR (data processing in the public interest) and Article 6 para. lit. f GDPR (data processing on the basis of legitimate interests) for reasons arising from your particular situation.
If you object, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling legitimate reasons for the processing, which outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.
Receiver of an objection
Your employer is the suitable contact for any right of objection.