Schaffung von Voraussetzungen für eine vertrauliche Befragung
Emprising bietet ein dynamisches Tool zur Analyse der Ergebnisse der Great Place To Work® Befragung. Great Place To Work® unternimmt alles, was technisch möglich ist, um die Vertraulichkeit der Antworten von Befragungsteilnehmenden zu sichern. Diese technischen Möglichkeiten haben allerdings ihre Grenzen, wenn beim Aufsetzen der Befragung Fehler gemacht werden oder die nachfolgenden Standards im Nachgang der Befragung nicht beachten werden:
- E-Mail-Adressen als einziges personenbezogene Datum in der MA-Liste
Wenn die Ergebnisse nach Auswertungseinheiten (z.B. nach Standorten) differenziert werden, dürfen mit der E-Mail-Liste keine personenbezogenen Daten wie z.B. Vor- und Nachname, Personalnummer oder ähnliches hochgeladen werden. Erkennungsmerkmal darf lediglich die Firmen-E-Mail-Adresse, an die die Einladungs-E-Mail zur Befragung versendet wird, oder ein individueller Zugangscode sein.
- Kleine Auswertungseinheiten möglichst vermeiden
Great Place To Work® empfiehlt eine Mindestgröße von 10 Mitarbeitenden pro Einheit, um statistisch verwertbare und gleichzeitig anonyme Ergebnisse zu erhalten. Das Reporting von Emprising sieht eine Auswertungsgrenze von mindestens fünf Antworten vor. Es werden keine Ergebnisse einer Gruppe ausgegeben, wenn nicht mindestens fünf Personen geantwortet haben. Für die Auswertung lassen sich Organisationseinheiten und demografische Angaben kombinieren (z.B. alle Frauen in Abteilung A). Es ist nicht auszuschließen, dass beim Abgleich von Einheiten knapp über der Auswertungsgrenze Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können.
- Sensibler Umgang mit den Antworten auf die offenen Fragen
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden klar und deutlich darüber, dass alle Antworten auf die offenen Fragen am Ende des Fragebogens Wort für Wort und in der Sprache, in der diese eingegeben wurden, in die Ergebnisberichte einfließen bzw. im Ergebnis-Dashboard abrufbar sind. Fordern Sie Ihre Mitarbeitenden dazu auf, nichts zu schreiben, was Rückschlüsse auf sie persönlich oder auf andere Personen möglich macht.
- Zufällige Zugangscodes
Im Falle einer Einladung via Codebriefen benötigen Sie individuelle Zugangscodes für die Mitarbeitenden. Sofern Sie diese nicht von Great Place To Work® erhalten, ist es wichtig, keine Attribute zu verwenden, die eindeutig bestimmten Mitarbeitenden zuzuordnen sind (z.B. Personalnummer oder Namen) bzw. leicht zu erraten sind (z.B. laufende Nummern). Die Codes sollten gedruckt und einzeln in verschlossenen Umschlägen verteilt werden. Innerhalb einer Abteilung sollten die Briefe/Codes nach dem Zufallsprinzip ausgeteilt werden. Wir raten davon ab, die Briefe an konkrete Empfänger zu adressieren.