In der Arbeitswelt ist es wichtig, die Meinungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu kennen und zu verstehen, um ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Eine bewährte Methode, dies zu erreichen, ist die Durchführung einer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung. Sie ermöglicht es Organisationen, wertvolle Einblicke zu gewinnen, Feedback zu sammeln und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Dabei ist eine gute Vorbereitung entscheidend für aussagekräftige Ergebnisse.
Dieser Leitfaden erläutert den Prozess der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung. Von der Festlegung klarer Ziele bis zur Erstellung eines geeigneten Fragebogens wird Schritt für Schritt durch den gesamten Vorbereitungsprozess geführt. Durch die Umsetzung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchgeführt wird und Sie aussagekräftige Ergebnisse erhalten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Report Deutschlands Beste Arbeitgeber
1. Wo soll die Reise hingehen - Legen Sie Ziele fest
Legen Sie zunächst klare Ziele für Ihre Mitarbeiterbefragung fest und formulieren Sie diese aus. Daraus ergibt sich schnell der inhaltliche Schwerpunkt Ihrer Befragung. Dabei sind auch mehrere Themenschwerpunkte möglich, solange diese im zeitlichen Bearbeitungsrahmen nicht überstrapazieren. Dies könnte sonst Folgen auf die Rücklaufquote und somit auch auf die Aussagekraft der Ergebnisse haben. Bei einem regelmäßigen Befragungsrhythmus (empfehlenswerter ist eine jährliche Durchführung) können Sie die verschiedenen Themenschwerpunkte beispielsweise auch auf mehrere Befragungen verteilen. Somit überladen Sie die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens nicht. Um im laufenden Prozess konsequent an den definierten Zielen zu arbeiten, wird es Ihnen helfen diese schriftlich zu fixieren und sich ein klares Commitment von der Geschäftsführung abzuholen. Machen Sie die Ziele sichtbar und nutzen Sie diese, um mit allen Beteiligten gemeinsam darauf hinzuarbeiten.
Wie bei allem können sich Ziele auch im Laufe der Zeit ändern. Es ist legitim die ursprünglichen Ziele nachzujustieren. Doch vergessen Sie nicht, Änderungen ebenso verständlich zu erläutern und mutig zu kommunizieren.
Aus den Themenschwerpunkten lassen sich weiter die benötigten Fragestellungen im Fragebogen ableiten. Um das Rad nicht neu erfinden zu müssen können Sie sich an unseren vielseitigen Plus- und Fokusmodulen bedienen, um weitere Themen in Ihrem Fragebogen abbilden zu können. Zudem können Sie aber auch individuell. Formulierte Fragestellungen ergänzen.
2. Alle ins Boot holen – Benennen Sie die Prozessbeteiligten
Für einen reibungslosen Ablauf sollten Sie sich im Vorfeld bereits überlegen, wer alles an dem Befragungsprozess beteiligt werden soll. Mögliche Stakeholder sind der Betriebsrat, Führungskräfte und die IT. Der Betriebsrat bzw. Mitarbeitervertretung und die Führungskräfte können und sollten dabei als Multiplikatoren fungieren, um die Mitarbeitenden zu motivieren an der Befragung teilzunehmen. Die IT gewährleistet den reibungslosen Ablauf der Befragung, indem sie die technischen Voraussetzungen im Vorfeld prüft und gewährleistet. Diese können Ihre internen IT-Expert*innen anhand unserer Checkliste sichten und einstellen. Um sicherzustellen, dass die Einladungs-E-Mail für die Online-Befragung in Ihrer Organisation ankommt und der Fragebogen zugänglich und funktionsfähig ist, sollten Sie etwa zwei Wochen vor Befragungsstart einen E-Mail-Test über unsere Befragungsplattform Emprising durchzuführen. Denken Sie auch an Ihre Datenschutzbeauftragten im Unternehmen.
Weiter wären Beteiligte aus dem Personalmarketing essenziell für die darauffolgende Nutzung von eventuellen Auszeichnungen wie Great Place to Work Certified (Link).
Zudem macht es Sinn für die konkrete Befragungsvorbereitung ein internes Projektteam zu bilden. Vor allem bei größeren Unternehmen wird es helfen, die Arbeitslast und Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Denken Sie schon jetzt an Follow-Up Maßnahmen. Zudem sollten schon jetzt Ressourcen für nachfolgende Befragungen mitgedacht werden. Schließlich ist nach der Befragung vor der Befragung.
3. Orientierung geben – Erstellen Sie einen groben Zeitplan
Welche Aufgabenpakete müssen Sie schnüren? Legen Sie sich einen groben Zeitplan mit den wichtigsten Aufgabenschritten an. Teilen Sie diesen schon jetzt den jeweiligen Projektverantwortlichen zu. Hier ist es wichtig, sich das Commitment von den Personen abzuholen.
Sie können in Ihrem Zeitplan beispielsweise alle bereits vereinbarten Termine mit Ihren Ansprechpersonen von Great Place to Work® und wichtige Deadlines festhalten. So haben alle Beteiligten von Anfang an einen transparenten Überblick, der laufend ergänzt und aktualisiert wird. Bedenken Sie zudem genügend Zeit für die Vorbereitungen einzuplanen – insbesondere, wenn Sie das erste Mal eine Mitarbeiterbefragung begleiten. Wie viel Zeit für die Vorbereitung notwendig ist hängt von vielfältigen Faktoren wie Erfahrung des internen Projektteams, Informationskanälen oder der Anzahl und Ressourcen der Mitarbeitenden ab. Erfahrungsgemäß empfehlen wir i.d.R. eine Vorlaufzeit von mindestens 4-6 Wochen bei einer Erstbefragung. Denken Sie auch an Ihre Erfahrung mit Entscheidungsprozessen in Ihrem Unternehmen.
Der Befragungszeitraum ist ebenfalls ein Punkt des Zeitplans. Ein guter Zeitpunkt für die Mitarbeiterbefragung ist, wenn die meisten Mitarbeitenden erreicht werden können. Berücksichtigen Sie Ferien- und Urlaubszeiten oder auch arbeitsintensive Phasen. Die Mitarbeitenden sollen alle gleichermaßen die Chance erhalten, ihr Feedback abzugeben und in Ruhe und unter voller Konzentration an der Befragung teilnehmen zu können.
Es macht Sinn, sich bereits im Vorfeld kurz Gedanken dazu zu machen, wie es nach der Befragung weitergehen soll. Vielleicht gibt es auch einen Zeitplan, bis wann erste Veränderung erreicht werden sollen. Planen Sie sich ausreichend Zeit ein, die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zu analysieren und sinnvolle Maßnahmen abzuleiten. Es gibt immer Quick Wins. Allerdings benötigen viele Veränderungen Zeit und Geduld bis sie wirksam werden. Unter der Berücksichtigung all dieser Faktoren werden Sie den besten Zeitraum für Ihre Befragung finden.
4. Organisation ist alles - Bereiten Sie die Liste der Mitarbeitenden sorgfältig vor
Ein zentrales Element der Vorbereitung ist die Zusammenstellung der Befragten. Anhand einer Beispielvorlage von Great Place to Work® unterstützen wir Sie dabei, eine Liste Ihrer Mitarbeitenden zu erstellen. Bedenken Sie bereits im Vorhinein, wie Sie mit den Ergebnissen weiterarbeiten möchten. Sie können zur Differenzierung der Ergebnisse neben der Emailadressen weitere Informationen ergänzen. So können Sie die Befragten weiteren Auswertungseinheiten zuordnen. Beispielsweise könnten Sie die Organisationsstruktur abbilden und den jeweiligen Bereich oder die Abteilung der Personen ergänzen. Zudem ist es häufig sinnvoll die Auszubildenden separat zu kennzeichnen, um im Nachhinein für diese besondere Zielgruppe passende Maßnahmen zu entwickeln. In Emprising können Sie nach Abschluss der Befragung die Ergebnisse nach den von Ihnen definierten Auswertungseinheiten differenzieren. Wichtig hierbei ist die Auswertungsgrenze von mindestens fünf Personen je Einheit zu berücksichtigen. Bilden Sie also keine zu kleinen Organisationseinheiten in Ihrer Liste.
5. Antworten erhalten – Wählen Sie den passenden Fragebogen aus
Warum das Rad neu erfinden? Auf der Basis von 20 Jahren Erfahrung hat Great Place to Work® ein erfolgreiches Modell zur Messung von Vertrauenskultur Arbeitsplatzattraktivität entwickelt. Dieses stellen wir Ihnen im Rahmen Ihrer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung zur Verfügung. Es ist uns wichtig, dass Ihre Befragung auf einer soliden, wissenschaftlich fundierten methodischen Grundlage steht. Das Great Place to Work® Modell sowie der Ansatz „a Great Place to Work® FOR ALL” liefern diese Grundlage.
Bei Bedarf können Sie zu dem Great Place to Work® Basisfragebogen weitere Themen bzw. Aussagen hinzufügen, um die individuellen Ziele Ihrer Befragung vollständig abzudecken. Entsprechend aktuellen Trends in der Personalarbeit haben wir ergänzende Befragungsmodule entwickelt. Wählen Sie komplette Fragebogenmodule bzw. einzelne Fragen aus oder ergänzen Sie ganz individuell formulierte Aussagen. Unser Repertoire an Zusatzmodule ist vielfältig von Themen wie „Strategie und Ziele“ über „Nachhaltigkeit“ oder „Digitalisierung“ zu „Humor“ oder „Sinnerleben“. Auch ein direktes Führungskräfte Feedback können Sie mit unserem Vertiefungsmodul „Direkte Führungskraft und Team“ einholen oder sich mit dem „Gesund Arbeiten“-Modul den Grundstein einer Gefährdungsbeurteilung legen.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung der Fragebogeninhalte, dass Sie eine Bearbeitungszeit von 15-20 Minuten nicht überschreiten. Es kann in vielen Fällen Sinn machen, umfangreiche Fragestellungen auf mehrere Befragungen aufzuteilen. Das verkürzt nicht nur die Antwortdauer, sondern gibt dem Projektteam die Chance, sich bei der Bearbeitung der Ergebnisse auf eine überschaubare Menge an Themen zu konzentrieren. Manche Unternehmen nutzen neben der jährlichen großen Great Place to Work® Befragung auch unterjährige Pulse Checks, um ein Feedback zu spezifischen Themen zu erhalten.
Ist Ihr Unternehmen bzw. Ihre Belegschaft international aufgestellt? Unser Befragungstool Emprising bietet Ihnen eine Auswahl von über 50 Sprachen an. Setzen Sie sich im Laufe der Vorbereitung mit der Frage auseinander, welche Sprachen Sie den Mitarbeitenden Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen möchten. Gibt es ggf. Muttersprachler bei Ihnen in der Organisation, denen das Beantworten des Fragebogens so vereinfacht wird? Alle Mitarbeitenden wollen gehört werden. Dabei gilt es Sprachbarrieren aus dem Weg zu räumen.
6. Frühzeitig ins Gespräch gehen – Kündigen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung offen an
Eine Befragung kann noch so gut vorbereitet sein. Wenn Sie diese im Vorfeld nicht gut kommunizieren, kann die Rücklaufquote und auch die Akzeptanz Ihrer Befragung darunter leiden. Kurzfristige oder lieblose Ankündigungen führen oft zu geringerer Beteiligung, da Mitarbeitende nicht genug Zeit haben, sich darauf einzustellen. Zudem hat das Projektteam kaum Möglichkeiten eventuellen Bedenken der Mitarbeitenden zu begegnen. Eine frühzeitige Kommunikation startet i.d.R. mindestens 4 Wochen vor Befragungsstart, bei größeren Organisationen mindestens 6 Wochen im Vorfeld. Ein Mangel an Kontext kann das Problem eines geringen Rücklaufs verstärken, da Mitarbeitende nicht verstehen, warum ihre Teilnahme von Bedeutung ist. Durch eine ausführliche und klare Kommunikation können viele Hindernisse und Ängste der Mitarbeitenden, beispielsweise bezüglich der Vertraulichkeit der Befragung, überwunden werden.
Neben dem zeitlichen Aspekt ist die Einbindung von Führungskräften und des Betriebsrats sehr entscheidend. Diese können als Multiplikatoren fungieren und als erste Ansprechpersonen für Mitarbeitende bei Fragen und Bedenken darstellen. Es ist wichtig, alle Kommunikationskanäle zu nutzen und Transparenz über den Zweck der Befragung zu schaffen. Dies schafft Authentizität und Vertrauen. Hilfestellungen und Anregungen für die interne Kommunikation in Ihrer Organisation, z.B. Musterschreiben, Vorlagen für Poster etc. stellen wir Ihnen gerne im Rahmen Ihrer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung auf unserer Kommunikations-Seite zur Verfügung. Diese Materialien helfen Ihnen dabei, eine Verbindung zwischen der Befragung und dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden herzustellen. So können diese die Wichtigkeit des Feedbacks noch besser verstehen und Sie können ihnen deutlich machen, welchen Einfluss die Stimme jedes Einzelnen hat.
Stellen Sie vor der Befragung sollten klare Informationen über Ziele, Zeitrahmen, Teilnahmemöglichkeiten, Themenfelder, Datenschutz und interne Kontaktpersonen bereit. Hierfür kann eine durch unsere Consultants durchgeführte Informationsveranstaltung hilfreich sein, damit die Mitarbeitenden ihre Fragen und Bedenken direkt an eine*n neutralen Expertin oder Experten stellen können.
Eine gute und offene Kommunikation im Vorfeld kann ideal die Bereitschaft zur Teilnahme, das ehrliche Antwortverhalten und das Vertrauen in die Anonymität der Befragung positiv beeinflussen.
7. Gemeinsam ins Ziel - letzte Schritte vor dem Start
Wenn Sie nun anhand Ihrer festgelegten Ziele, gemeinsam mit den Prozessbeteiligten alle Vorbereitungsschritte gemeistert haben und das innerhalb Ihres gesetzten Zeitplans, sind Sie bereit für die letzten finalen Schritte., bevor Sie sich kurz zurücklehnen und durchatmen können. Führen Sie die letzten Funktionstests durch. Wenn die Befragung inklusive aller Inhalte vollständig und korrekt ist, können Sie diese in Ihrem Befragungstool Emprising freigeben. Die Mitarbeitenden in der Mitarbeiterliste erhalten dann zu dem geplanten Starttermin und -uhrzeit automatisiert die Einladung und können an der Befragung teilnehmen.
Nutzen Sie zudem die Gelegenheit für eine ehrliche Wertschätzung gegenüber Ihrem Projektteam. Sie haben gemeinsam einen bedeutenden Meilenstein erreicht!
Mit diesen Schritten können Sie die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung erfolgreich meistern. Sollten Sie zu einzelnen Punkten Fragen haben oder vertiefende Informationen wünschen, können Sie sich gerne an Ihre*n zuständigen Customer Success Manager*in oder Customer Support Manager*in wenden, die Sie gerne bei Ihrem Befragungsprozess begleiten und unterstützen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung aufgebaut ist und welche Methodik dahintersteckt? Lesen Sie gerne unseren weiteren Artikel „Wie funktioniert die Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung?“ und warum jährliche Mitarbeiterbefragungen wichtig sind, erfahren Sie hier in unserem Blogartikel.
Möchten Sie mehr wissen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
