Immer wieder werden wir im Rahmen von Befragungsprojekten gefragt: "Wir haben eine Rücklaufquote von XY% - ist das gut? Die einfache, wenn auch nicht unbedingt befriedigende Antwort wäre: „Je mehr Rückmeldungen, desto besser“. Für eine aussagekräftigere Einordnung der Rücklaufquote ist jedoch meist etwas mehr Fingerspitzengefühl erforderlich.
Im Durchschnitt nehmen 76 Prozent der Eingeladenen an einer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung teil. Ob eine Rücklaufquote gut ist, hängt aber nicht nur von den übergeordneten Fragestellungen einer Befragung ab. Neben der Branche spielen auch die Größe der Organisation, die Erfahrung mit dem Instrument und die Erfahrung der Mitarbeitenden mit früheren Befragungen eine Rolle.
Bei unseren Umfragen ermitteln wir die Kennzahl des Trust Index©. Dieser Wert umfasst alle Bereiche des Great Place to Work® Befragungsansatzes und gibt die mittlere Zustimmung der Mitarbeitenden an. Wie die nebenstehende Grafik zeigt, steigt die Rücklaufquote mit zunehmendem Trust Index©. Unserer Erfahrung nach ist eine hohe Rücklaufquote bereits ein erstes Signal für gute Ergebnisse. Sie zeugt von einer offenen Feedbackkultur und einer positiven Einstellung zum Employee Listening.
Organisationen, in denen weniger Mitarbeitende an der Befragung teilnehmen, erzielen einen geringeren Trust Index©. Die Gründe hierfür sind jedoch individuell zu bewerten. Sind es die Unzufriedenen, die eine eher resignative Haltung einnehmen und daher keinen Nutzen in der Teilnahme sehen? Oder sind es diejenigen, die mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden sind und daher keine Notwendigkeit für ein Feedback sehen?
Das ist nur die halbe Wahrheit. Aspekte wie die Befragungsmethode, die Branche oder die Unternehmensgröße haben einen großen Einfluss auf die Beteiligungsquote.
Auf die Befragungsmethode kommt es an
Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Befragungsmethode einen deutlichen Einfluss auf die Rücklaufquote hat. Online-Befragungen erzielen im Durchschnitt deutlich höhere Rücklaufquoten als Papierbefragungen. Organisationen, die mit uns eine reine Online-Befragung durchgeführt haben, erreichten eine Rücklaufquote von 80%. Jedes siebte Unternehmen erzielte mit der Online-Befragung sogar eine Rücklaufquote von über 95%. In knapp 20% unserer Projekte kombinieren wir die Vorteile der verschiedenen Befragungsmethoden, z.B. durch den gleichzeitigen Einsatz von Papier- und Online-Fragebögen oder durch den Versand von Codebriefen, die auf einen Online-Fragebogen verweisen. Mit diesem Vorgehen erreichen die Unternehmen eine durchschnittliche Rücklaufquote von 67%, die deutlich höher liegt als bei reinen Papierbefragungen (59%).
So gut die Gründe für die Nutzung des klassischen Papierfragebogens auch sind, in den meisten Fällen gibt es bessere Alternativen. Hinterfragen Sie genau, welche Bedenken Sie oder die Mitarbeitenden bezüglich der Nutzung von Online-Umfragen haben und treten Sie diesen mit einer offenen Kommunikation und Transparenz entgegen. Oftmals gibt es auch praktische Gründe, warum Mitarbeitende keinen IT-Zugriff haben. Auch hier lohnt es sich, über Alternativen zur Papierbefragung nachzudenken. In den meisten Fällen ist eine reine Online-Befragung, wie zum Beispiel mit unserem Self Service Tool Emprising kostengünstiger, zeiteffizienter und flexibler als eine kombinierte Variante oder reine Papierbefragung. Besonders Organisationen mit einer per se IT-affineren Arbeitsplatzkultur, unter anderen aus den Branchen Informationen und Kommunikation sowie Finanzdienstleister, können hier mit höheren Rücklaufquoten glänzen.
Kleinere Unternehmen erzielen höhere Rücklaufquoten
Auch die Anzahl der Mitarbeitenden in der Organisation hat einen wichtigen Einfluss auf die zu erwartende Rücklaufquote bei Befragungen zur Arbeitsplatzkultur. In kleineren Organisationen mit bis zu 100 Mitarbeitenden ist tendenziell ein höherer Rücklauf zu erwarten. Dies liegt in der Regel daran, dass es in größeren Unternehmen aufwändiger ist, alle Mitarbeitenden im Vorfeld der Befragung durch entsprechendes Marketing zu erreichen und zur Teilnahme zu motivieren. Darüber hinaus konkurriert die Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung in sehr großen Unternehmen teilweise mit anderen Befragungen, die im gleichen Zeitraum durchgeführt werden. Hier besteht die Gefahr der Befragungsmüdigkeit, wenn verschiedene Befragungsprojekte zeitlich und inhaltlich nicht aufeinander abgestimmt sind.
Organisationen mit 500 und mehr Beschäftigten erreichen im Durchschnitt eine Rücklaufquote von 59%. Ein Grund hierfür ist die schwierigere Erreichbarkeit des Einzelnen. Gleichzeitig ist davon auszugehen, dass in größeren Unternehmen bereits häufiger Mitarbeiterbefragungen durchgeführt wurden. Wenn diese keinen positiven oder sogar einen negativen Einfluss auf die Arbeitssituation hatten, sinkt die Bereitschaft, zukünftig an Befragungen teilzunehmen. Der Umgang mit den Ergebnissen einer Befragung hat somit einen direkten Einfluss auf den Erfolg nachfolgender Befragungen - einschließlich der Rücklaufquote. In großen Unternehmen werden nicht selten viele Befragungen zu unterschiedlichen Themen durchgeführt. Dies kann auch zu einer gewissen Befragungsmüdigkeit führen. Umso wichtiger ist es, die Bedeutung der Beteiligung für eine gemeinsame Kulturentwicklung zu betonen und zu leben.
Einzelne Branchen haben es schwerer, ihre Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren
Die Daten von Great Place to Work® zeigen auch einen Brancheneffekt: Besonders auffällig sind die niedrigen Teilnahmequoten in den Branchen Öffentlicher Dienst sowie Gesundheit und Soziales. Hier liegt die Teilnahmequote im Durchschnitt bei 57 Prozent. Dies liegt daran, dass viele Organisationen in der Branche Gesundheit und Soziales nicht die Voraussetzungen erfüllen, um tatsächlich alle Mitarbeitenden mit einer Online-Befragung zu erreichen. Hier wird dann auf Codebriefe oder gar Papierfragebögen zurückgegriffen, was das Erreichen einer hohen Beteiligung erschwert. Zum anderen stehen viele Organisationen in den beiden genannten Branchen erst am Anfang eines Kulturentwicklungsprozesses. Entsprechend gelingt es dort nicht so gut, Vertrauen in die Befragung und den damit verbundenen Kulturentwicklungsprozess aufzubauen.
Sind Befragungen mit geringer Rücklaufquote wertlos?
Eine hohe Beteiligung verleiht den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung auf jeden Fall eine hohe Glaubwürdigkeit. Kritische Ergebnisse werden vor allem dann Handlungsdruck erzeugen, wenn mindestens zwei Drittel der Belegschaft an einer Befragung teilgenommen haben. Aus statischer Sicht - Stichworte sind hier Konfidenzintervall und Irrtumswahrscheinlichkeit - haben aber auch Ergebnisse, die auf einer geringen Rücklaufquote beruhen, eine hohe Aussagekraft. So wie eine Bundestagswahl mit mehr als 60 Millionen Wahlberechtigten mit Stichproben von 1.000 bis 2.000 Personen mit hoher Genauigkeit vorhergesagt werden kann, reichen gerade in großen Unternehmen geringe Rücklaufquoten aus, um verlässlich sagen zu können, wie die Mitarbeitenden die Kultur in ihrem Unternehmen bewerten. Great Place to Work legt daher eine aus statischen Kriterien abgeleitete Mindestrücklaufquote fest, damit die Befragungsergebnisse im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens und für die Beste Arbeitgeber Wettbewerbe berücksichtigt werden können.
Was können Unternehmen tun, um die Rücklaufquote zu erhöhen?
Um gute Rücklaufquoten zu erzielen, muss an mehreren Stellschrauben gedreht werden. Zum einen können durch den Einsatz digitaler Umfrageformate höhere Rücklaufquoten erzielt werden. Darüber hinaus ist es notwendig, im Vorfeld einer Befragung ein Klima des Vertrauens und der Veränderungsbereitschaft zu schaffen. Ebenso wichtig ist es, die Einbettung der Befragung in den übergreifenden Kulturentwicklungsprozess von Beginn an transparent zu kommunizieren und Folgemaßnahmen konsequent voranzutreiben. Wenn die Mitarbeitenden ihre aktive Rolle in der Unternehmensentwicklung erleben, sind sie auch eher motiviert, die Mitarbeiterbefragung zu beantworten. Unterstützen Sie die Durchführung der Befragung zusätzlich durch ein ansprechendes Kommunikationskonzept und begleitende Maßnahmen.
Stehen Sie vor der Herausforderung, die Rücklaufquote Ihrer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung zu erhöhen und die Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen zu stärken? Oder fragen Sie sich, wie Sie das hohe Niveau halten können? Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Mitarbeiterbefragung zum Erfolg führen.
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