4 Wege, damit Führungskräfte die Befragungsergebnissen ihres Teams optimal nutzen

Emprising bietet eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten, die je nach Konfiguration und Anwendung unterschiedliche Fragestellungen beantworten. Damit Sie die Vorteile unserer SaaS-Plattform ideal nutzen und sich schnell mit den wichtigsten Ergebnissen in Ihrem Team vertraut machen können, stellen wir Ihnen die vier wichtigsten Auswertungsstrategien vor.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick

Befragungsergebnisse können dem sprichwörtlichen Wald gleichen, den man vor lauter Bäumen nicht sieht. Im Rahmen einer Great Place To Work^® Befragung bewertet Ihr Team mindestens 60 verschiedene Aussagen. Entsprechend viele Zahlen und Daten umfassen Ihre Ergebnisse. Eine geringe Zustimmung zu prominenten Einzelaussagen kann dabei den Blick auf ein gutes Gesamtniveau ebenso verstellen wie positive Einzelergebnisse von dem insgesamt bestehenden Handlungsbedarf ablenken. Der erste Schritt sollte daher immer sein, sich einen Überblick zu verschaffen:

• Beteiligung: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Ihrem Team haben an der Befragung teilgenommen?
• Great Place To Work^® Gesamtbewertung: Wie hoch ist die Zustimmung zu der zentralen Aussage „Alles in allem kann ich sagen, dies hier ist ein sehr guter Arbeitsplatz“?
• Durchschnittswert des GPTW-Modells: Wie hoch ist die durchschnittliche Zustimmung zu den Kernaussagen des Great Place To Work^® Fragebogens?

Die Beteiligung an der Great Place To Work^® Befragung ist ein guter Indikator für die Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden, gemeinsam an der Weiterentwicklung der Team- und Unternehmenskultur zu arbeiten. Unabhängig vom Ergebnis ist eine hohe Beteiligung daher eine gute Basis für positive Veränderungen. Aber auch bei einer niedrigen Beteiligung sollten Sie als Führungskraft die vorhandenen Rückmeldungen wertschätzen und ernst nehmen.

Die Great Place To Work^® Gesamtbewertung ist ein Maß dafür, wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden mit ihrem Arbeitgeber insgesamt sind. Sehr gute Unternehmen erreichen hier Zustimmungswerte von über 80 Prozent, die besten Arbeitgeber Deutschlands mehrheitlich über 90 Prozent. Wenn Ihr Team eine ähnlich hohe Zustimmung aufweist, können Sie davon ausgehen, dass auch die Zusammenarbeit in Ihrem Team insgesamt sehr gut funktioniert und Ihre Mitarbeitenden gerne zur Arbeit kommen. Bei niedrigeren Zustimmungswerten sollten Sie bedenken, dass in die subjektive Gesamtbewertung auch Aspekte einfließen, die Sie nicht unmittelbar beeinflussen können.

Im Gegensatz zur Great Place To Work^® Gesamtbewertung repräsentiert der Durchschnittswert des GPTW-Modells die mittlere Bewertung von 60 konkreten Aspekten der Unternehmenskultur, der einen zuverlässigen Vergleich von Unternehmen und Organisationseinheiten ermöglicht. Dieser Wert gibt Ihnen als Führungskraft eine Orientierung, wo Ihr Team in Bezug auf eine exzellente Arbeitsplatzkultur insgesamt steht und welche Entwicklung seit der letzten Great Place To Work^® Befragung stattgefunden hat: Eine durchschnittliche Zustimmung von 70 Prozent bedeutet beispielsweise, dass 7 von 10 Mitarbeitenden durchgehend positive Erfahrungen an ihrem Arbeitsplatz machen. Deutschlands Beste Arbeitgeber erreichen in der Regel eine durchschnittliche Zustimmung von über 85 Prozent, d.h. fast 9 von 10 Mitarbeitenden machen in diesen Unternehmen konsistent positive Erfahrungen. Typischerweise liegt der Durchschnittswert des GPTW-Modells etwas niedriger als die subjektive Gesamtbewertung.

Die Beteiligung, die Great Place To Work^® Gesamtbewertung und den Durchschnittswert des GPTW-Modells finden Sie in der Ansicht „Überblick“

2. Erkennen Sie durch Vergleiche Stärken und Verbesserungspotenziale Ihres Teams

Im nächsten Schritt sollten Sie sich mit den konkreten Stärken und Verbesserungspotenzialen Ihres Teams auseinandersetzen. Machen Sie sich dafür zunächst bewusst, dass die einzelnen Aussagen des Great Place To Work^® Fragebogens unsere Vorstellung einer exzellenten Arbeitsplatzkultur beschreiben, in der jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter durchweg positive Erfahrungen am Arbeitsplatz macht. Kaum ein Unternehmen erfüllt dieses Ideal in allen Aspekten, und in jedem Unternehmen und in jedem Team gibt es Raum für Verbesserungen. Seien Sie also nicht enttäuscht, wenn die Zustimmungswerte in Ihrem Team nicht bei 100 Prozent liegen.

Was Sie ebenso bedenken sollten: die Aussagen werden im Allgemeinen unterschiedlich bewertet, da einige Aspekte für Unternehmen leichter zu erreichen sind als andere. So ist z.B. in Bezug auf die körperliche Sicherheit am Arbeitsplatz mit sehr hohen Zustimmungswerten zu rechnen, während dies bei der Beurteilung von Bezahlung oder Beförderungen in der Regel anders aussieht. Die Ergebnisse Ihres Teams sollten Sie daher im Verhältnis zu relevanten Vergleichswerten beurteilen, nicht nur auf Basis der reinen Zustimmungswerten. EmprisingTM bietet hierzu drei Möglichkeiten:

• Vergleich mit dem Unternehmensergebnis, also die Ergebnisse, die sich aus den Antworten aller Befragten ergeben.
• Vergleich mit den Vorergebnissen Ihres Teams, also die Ergebnisse einer vorangegangenen Great Place To Work^® Befragung in Ihrem Unternehmen (falls vorhanden).
• Vergleich mit externen Benchmarks, die die durchschnittlichen Ergebnisse der besten Arbeitgeber Deutschlands repräsentieren.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Unternehmenskultur, die sich in den Unternehmensergebnissen widerspiegelt. Diese sind daher die beste Referenz, um spezifische Stärken und Verbesserungspotenziale Ihres Teams zu identifizieren: Was läuft in Ihrem Team im Vergleich zum Unternehmen insgesamt besonders gut, was ist eher unterdurchschnittlich? Verbesserungsmaßnahmen sollten Sie vor allem aus diesem Vergleich ableiten.

Wenn Sie Zugang zu Vorergebnisse Ihres Teams haben, können Sie Entwicklungstrends ablesen: Wo haben wir uns verbessert, wo fällt die Bewertung kritischer aus? Der historische Vergleich hilft kritische Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, aber auch um zu verstehen, welche Maßnahmen erfolgreich waren und welche nicht.

Externe Benchmarks geben vor allem Auskunft darüber, welche Ergebnisse unter optimalen Bedingungen realistisch sind. Sie sollten allerdings beachten, dass sich diese Vergleichswerte auf ganze Unternehmen beziehen, also auf Mitarbeitende mit unterschiedlichsten Funktionen und Hintergründen. Ein einzelnes Team hat in der Regel andere Voraussetzungen als ein gesamtes Unternehmen, die sich auf die Befragungsergebnisse auswirken.

EmprisingTM erlaubt Vergleiche für Einzelaussagen und Fokusbereiche,  wobei sich die Einzelaussagen leichter in konkrete Maßnahmen übersetzen lassen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Erkenntnisse (weniger ist mehr!). Machen Sie sich Notizen und gewinnen Sie etwas Abstand, bevor Sie fortfahren. Am Ende sollten Sie jeweils   2-4 Stärken und Handlungsfelder für Ihr Team identifiziert haben. Bedenken Sie dabei Folgendes:

• Nicht jede niedrige Zustimmungsquote ist automatisch ein Handlungsfeld! Berücksichtigen Sie bei der Einordnung spezifische Rahmenbedingungen wie Aufgaben und Struktur Ihres Teams, aktuelle Ereignisse, das wirtschaftliche Umfeld Ihres Unternehmens, etc. Nicht alles liegt in Ihrer Hand!
• Der Fragebogen umfasst viele Themenfelder, für die es innerhalb Ihres Teams Ansätze für Verbesserungen geben kann. Es gibt aber auch Themen, die besser auf Unternehmensebene adressiert werden und sich daher als Handlungsfelder für Ihr Team weniger eignen.
• Jedes Team hat Stärken und Verbesserungspotenziale, unabhängig davon, auf welchem Niveau die Ergebnisse insgesamt liegen. Verlieren Sie die Stärken nicht aus den Augen: darauf kann ihr Team stolz sein, sie müssen aber auch gepflegt werden !
• Aussagen mit einem hohen Anteil an neutralen Bewertungen („teils/teils“) lassen sich in der Regel leichter verändern als solche mit einem hohen Anteil an negativen Bewertungen.
• Kleine, konkrete Schritte sind hilfreich: Welche Themen können mit konkreten Maßnahmen unterlegt werden, die realistisch und mit vertretbarem Aufwand umsetzbar sind ? Nutzen Sie die Gestaltungsspielräume in Ihrem Team und achten Sie auf eine Passung zu unternehmensweiten Maßnahmen.

Noch ein Hinweis: Im Great Place To Work^® Fragebogen beziehen sich die Fragen zu Führungsthemen immer auf „die Führungskräfte“ und nicht auf die direkte Vorgesetzte oder den direkten Vorgesetzten. Als Führungskraft haben Sie einen wichtigen, gleichzeitig aber auch begrenzten Einfluss darauf, wie die Mitarbeitenden Ihres Teams die Führungskultur innerhalb des Unternehmens insgesamt wahrnehmen.

3. Finden Sie die größten Stellhebel 

Haben Sie Verbesserungspotenziale für Ihr Team identifiziert, sollten Sie sich als nächstes fragen, wo die größten Stellhebel für Veränderungen liegen. Falls Sie eine größere Organisationseinheit verantworten, kann der Blick auf demografische Gruppen oder untergeordnete Organisationseinheiten (Teams, Standorte, etc.) Sinn machen: Sind jüngere Mitarbeitende unzufriedener als ältere? Erreichen bestimmte Standorte bessere Werte als andere? Nutzen Sie hierfür die Ansicht „Demografie“ und vergleichen Sie den Durchschnittswert des GPTW-Modells und die Verbesserungspotenziale nach den verfügbaren demografischen Merkmalen und untergeordneten Organisationseinheiten. Gibt es auffällig große Unterschiede? Wenn ja, sind diese überraschend oder erklärbar aufgrund von besonderen Rahmenbedingungen?

Übrigens: Führungskräfte bewerten in der Regel positiver als Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung. Mitarbeitenden mit einer mittleren Betriebszugehörigkeit zeigen sich häufig weniger zufrieden als neue oder langjährige Mitarbeitende.
Letztlich sollten Sie danach streben, allen Mitarbeitenden, unabhängig von Position, Funktion, Betriebszugehörigkeit oder anderen Merkmalen, konsistent positive Erfahrungen zu ermöglichen. Schaffen Sie in Ihrem Team einen Great Place To Work FOR ALL! Beim Vergleich verschiedener Gruppen und Einheiten lohnt es sich jedoch, die Größe der jeweiligen Gruppen im Auge zu behalten. Ziel sollte es daher sein, sich zunächst auf größere Gruppen von Mitarbeitenden oder Einheiten zu konzentrieren, die vergleichsweise kritische Ergebnisse aufweisen.

4. Verstehen Sie die Hintergründe der Ergebnisse

Ein wichtiger Schritt bei der Arbeit mit den Befragungsergebnissen besteht darin zu verstehen, welche konkreten Erfahrungen hinter den reinen Zahlen stehen. Nehmen wir an, in Ihrem Team weist die Aussage „Den Mitarbeitenden wird hier viel Verantwortung übertragen“ eine Zustimmungsquote von 60% auf, d.h. 6 von 10 Mitarbeitenden stimmen dieser Aussage zu. Welche Erfahrungen machen diese Mitarbeitenden im Alltag, so dass sie das Gefühl haben, viel Verantwortung übernehmen zu können? Welche Erfahrungen machen dagegen diejenigen Mitarbeitenden, die die Aussage neutral oder ablehnend bewerten? Erhalten sie zu viel oder zu wenig Verantwortung? Oder ist es vielleicht nur unklar, welche Verantwortung sie übernehmen können, dürfen und sollen?

Die Übersetzung der Zahlen in konkrete Erfahrungen ist ein zentraler Bestandteil des Folgeprozesses, den Sie am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden gestalten. Erste Hinweise auf die Gründe für niedrige oder hohe Zustimmungswerte können Sie aber auch den Antworten auf die offenen Fragen des Fragebogens entnehmen. Hier haben die Mitarbeitenden in eigenen Worten beschrieben, was Ihr Unternehmen zu einem besonderen Arbeitgeber macht und was sie konkret verbessern würden. Ist es die tolle Kantine, die aus Sicht vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Arbeitgeber auszeichnet? Oder ist es die Begeisterung für die Vision und die Produkte Ihres Unternehmens, die aus den Antworten spricht? Der Tenor der Antworten vermittelt oft einen guten Eindruck über der Beziehung der Mitarbeitenden zu ihrem Arbeitgeber. Berücksichtigen Sie bei der Auswertung der Kommentare auch folgende Punkte:

• Offene Fragen werden in der Regel von weniger als 50% der Befragten beantwortet und sind daher meistens deutlich weniger repräsentativ als es die quantitativen Ergebnisse sind.
• Die abgegebenen Kommentare sind Momentaufnahmen, die von einzelnen negativen Erfahrungen geprägt sein können. Ein sehr kritischer Kommentar bedeutet nicht automatisch, dass die Verfasserin oder der Verfasser andere Aspekte ähnlich bewertet oder nicht mehr bereit ist, Veränderungen mitzutragen.

Geben Sie auch nicht der Versuchung nach, zu erraten, wer einen bestimmten Kommentar geschrieben hat. Gerade bei kritischen und sehr pauschalen Kommentaren sollte man sich bewusst machen: Die Verfasserin oder der Verfasser hat sich die Mühe gemacht, einen Verbesserungsbedarf zu benennen – das ist allemal besser, als wenn sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter resigniert zurückgezogen hätte!

Wie sollte es weiter gehen?

Wenn Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, sollten Sie nun ein gutes erstes Verständnis der Ergebnisse haben. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, welche Stärken und Handlungsfelder Ihnen bereits bekannt waren und welche Ergebnisse Sie überrascht haben. Wichtig ist auch: In welchen Handlungsfeldern brauchen Sie ggf. die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten oder der Personalabteilung? Was können Sie selbst aktiv zur Verbesserung beitragen?
Entscheidend aber ist: Nachdem Sie sich selbst mit den Ergebnissen auseinandergesetzt haben, sollten Sie in einen Dialog mit Ihren Mitarbeitenden treten. Ziel ist es, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offen und ehrlich über die Ergebnisse der Befragung zu informieren, gemeinsam mit ihnen Stärken und Handlungsfelder zu diskutieren und weitere Schritte festzulegen. Worauf es dabei ankommt:

• Präsentieren Sie nicht nur die reinen Zahlen, sondern vermitteln Sie auch Ihre persönliche Einschätzung der Ergebnisse. Bleiben Sie dabei authentisch.
• Kommunizieren Sie die Ergebnisse so, wie sie sind. Lassen Sie keine Ergebnisse weg.
• Bewerten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Ergebnisse und definieren Sie im Team Stärken und Handlungsfelder. Sie wissen schon, weniger ist mehr!
• Diskutieren Sie für jedes Handlungsfeld, welche konkreten Alltagserfahrungen oder Sachverhalte hinter den Ergebnissen stehen und welche Maßnahmen daran etwas ändern können.
• Legen Sie Maßnahmen fest, die in Ihrem Team mit vertretbarem Aufwand und in absehbarer Zeit umsetzbar sind. Idealerweise definieren Sie Zielkriterien, anhand derer Sie die Umsetzung gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden verfolgen können. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und realistische Zeitziele fest.
• Überprüfen Sie, ob die Maßnahmen zu einer wahrgenommenen Verbesserung geführt haben. Eine Folgebefragung ist hier das Mittel der Wahl, im gesamten Unternehmen oder nur in Ihrem Team.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit den Ergebnissen Ihres Teams! Wenn Sie noch mehr spannende Insights zum Thema erhalten wollen, dann schauen Sie doch gerne hier vorbei.

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